Quản lý chất lượng-tiết kiệm khác trong Doanh Nghiệp

Một số mô hình và phương pháp quản lý chất lượng-tiết kiệm khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Hệ thống chất lượng Q-Base

Hệ thống chất lượng Q-Base đưa ra các chuẩn mực của một mô hình chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi các lĩnh vực công nghiệp và kinh tế. Q-Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng như các chính sách và chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng… Hệ thống chất lượng Q-Base chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, nhưng đang được thừa nhận rộng rãi.

Hệ thống Q-Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Australia, Canada, Thuỵ Điển, Đan Mạch. Các nước trong khối ASEAN hiện nay cũng rất quan tâm đến Q-Base. Hệ thống chất lượng Q-Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO 9000 nhưng đơn giản và dễ hiểu hơn. Mặc dù đơn giản và dễ áp dụng, nhưng Hệ thống Q-Base cũng có đầy đủ những yếu tố cơ bản của một hệ thống chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình.

QS-9000

Các yêu cầu hệ thống chất lượng hay QS-9000 là tiêu chuẩn chất lượng chung của nhà cung cấp được thiết lập bởi một nhóm làm việc cho ba Công ty lớn của Mỹ trong ngành công nghiệp ô tô thường gọi là Big-3 , đó là Chrysler Daimler, Ford và General Motors thành lập. Với sự trợ giúp từ các nhóm ủng hộ khác nhau như Nhóm hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp Ô tô, Hội đồng Tư vấn các nhà cung ứng và Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế ISO. Mô hình này cũng được xâydựng trên cơ sở nền tảng của ISO 9000 và bao gồm thêm những yêu cầu đặc biệt khác đối với ngành công nghiệp ô tô. Mục tiêu của QS-9000 là phát triển hệ thống chất lượng cơ bản phục vụ cho việc cải tiến liên tục, chú trọng vào việc ngăn ngừa các khuyết tật và giảm độ dao động và lãng phí trong chuỗi cung ứng.

Kaizen

Kaizen là sự thành công lớn từ những cải tiến nhỏ. Việc áp dụng Kaizen kết hợp các công cụ khác như 5S, ISO 9000, TQM sẽ đem lại hiệu quả to lớn giúp các doanh nghiệp đứng vững và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh tế toàn cầu. Kaizen là một phương pháp cải tiến, hơn nữa là cải tiến liên tục, với sự tham dự của tất cả mọi người từ lãnh đạo đến những người công nhân, tập trung vào các hoạt động xác định và loại trừ các loại lãng phí. Hai yếu tố đặc trưng của Kaizen là cải tiến và tính liên tục. Nếu thiếu một trong hai yếu tố trên thì không được xem là hoạt động Kaizen. Kaizen khác với đổi mới (Innovation) vì Kaizen cải tiến dựa trên cơ sở hiện tại và tiết kiệm chi phí, không đòi hỏi các khoản đầu tư lớn.

HÌnh ảnh minh họa tiêu biểu cho phương pháp Kaizen

Hệ thống quản trị HACCP

HACCP được viết tắt từ “Hazard Analysis Critical Control Point”, nghĩa là hệ thống phân tích mối nguy và xác định điểm kiểm soát trọng yếu. Nó là sự tiếp cận có tính khoa học, hợp lý và có tính hệ thống cho sự nhận biết, xác định và kiểm soát mối nguy trong chế tạo, gia công, sản xuất, chuẩn bị và sử dụng thực phẩm để đảm bảo rằng thực phẩm là an toàn khi tiêu dùng, tức là không có mối nguy không thể chấp nhận cho sức khoẻ.

Hệ thống này nhận biết những mối nguy có thể xảy ra trong quá trình sản xuất thực phẩm và đặt ra các biện pháp kiểm soát để tránh những mối nguy xảy ra. Vậy mối nguy là gì và mối nguy chủ yếu trong thực phẩm là gì? Mối nguy được định nghĩa như tác nhân hoặc điều kiện sinh học, hoá học hoặc vật lý từ thực phẩm có khả năng gây ra hậu quả có hại cho sức khoẻ. Ví dụ, mối nguy của thực phẩm là các mảnh kim loại (thuộc vật lý), thuốc trừ sâu (thuộc hoá học) và chất gây ô nhiễm thuộc vi trùng học như vi khuẩn pathogenic (thuộc sinh học). Nguy cơ đáng kể hơn đối với công nghiệp thực phẩm ngày nay là các chất ô nhiễm thuộc vi trùng học, như khuẩn Salmonella, E.Coli, Lysteria, Compylobacter và Clostridium Botulium.

GMP

GMP là chữ viết tắt của các từ Good manufacturing Practice, thông thường tiếng Việt gọi là Thực Hành Tốt Sản Xuất Thuốc. Hiện nay có rất nhiều tiêu chuẩn GMP như GMP current, Canadian GMP, Japanese GMP, European GMP, GMP hiệp hội các nước Đông Nam Á (Asean-GMP), WHO GMP...

Mười nguyên tắc cơ bản trong việc quản trị theo GMP

1. Soạn thảo các quy trình thao tác chuẩn: bộ phận QA chuyên trách soạn thảo các SOP

2. Thực hiện các quy trình thao tác chuẩn: Toàn thể nhân viên áp dụng nghiêm túc các quy định trong quy trình đã được chính thức ban hành.

3. Thành lập hệ thống tài liệu và hồ sơ: Tiêu chuẩn cơ sở cho nguyên liệu, thành phẩm. Phương pháp kiểm tra, hệ thống quy trình, hồ sơ lô, hồ sơ kiểm nghiệm, thẻ kho, sổ kho, sổ Kế toán.

4. Thẩm định quy trình qua thực tế: Quy trình được sửa đổi, cải tiến sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và áp dụng được các tiến bộ trong lĩnh vực khoa học và quản lý.

5. Sử dụng hợp lý phương tiện và thiết bị: Máy móc sử dụng đúng chức năng.

6. Bảo trì tốt phương tiện và thiết bị: Lịch bảo trì và quy trình bảo trì cho từng máy.

7. Nhân viên được đào tạo thường xuyên và cập nhật: Có chương trình đào tạo hàng năm.

8. Giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp: Quy trình vệ sinh máy móc, nhà xưởng

9. Luôn cảnh giác cao về chất lượng: Mọi nghi vấn về chất lượng đều được kiểm tra xác minh, theo dõi đánh giá nhà cung cấp.

10. Kiểm tra sự thực thi một cách nghiêm ngặt: ký xác nhận công việc thực hiện (Pha chế, bảo trì, sổ ghi chép kết quả phân tích, kiểm kê kho,….)

GMP rất quan trọng vì tránh được việc sản xuất ra những lô thuốc kém chất lượng dẫn đến mất lòng tin của người chăn nuôi, đôi khi phải bồi thường các hậu quả do thuốc kém chất lượng gây ra. GMP còn giúp mở rộng cơ hội xuất khẩu cho các doanh nghiệp vì hầu hết các nước đều chỉ chấp nhận nhập khẩu thuốc sản xuất theo tiêu chuẩn GMP được quốc tế công nhận.

Tóm lại tất cả các phương pháp quản trị doanh nghiệp đã được trình nêu trên đều có những giá trị đặc sắc riêng. Dù có nguồn gốc xuất phát từ quốc gia nào hay đại diện cho nhóm ngành sản xuất kinh doanh nào, thì tất cả các phương pháp này cũng đều hướng đến các mục tiêu hàng đầu là giảm thiểu sự lãng phí, không ngừng phát triển chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng và thị trường. Tất nhiên không thể không kể đến mục đích tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp, hướng đến sự ổn định lâu dài và phát triển bền vững.

Mỗi phương pháp quản trị khác nhau đều có cái hay riêng và giá trị ứng dụng riêng đã qua kiểm chứng. Không có phương pháp nào được cho là hoàn hảo tuyệt đối. Nhưng nếu từng doanh nghiệp biết chọn lựa một phương pháp quản trị phù hợp nhất với hoàn cảnh của mình và nếu có thể linh hoạt kết hợp thêm một vài mô hình quản trị khác để tăng cường tính hiệu quả cho doanh nghiệp mình thì càng tốt.

Ngoài ra, tất cả các phương pháp trên đều giống nhau ở một điểm rất cơ bản và quan trọng khác nữa là việc chuẩn hóa các qui trình quản lý cho việc triển khai thực hiện.

Ích lợi của việc chuẩn hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Có thể nói vai trò và nhiệm vụ của việc chuẩn hóa các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp (standardization) là yêu cầu nền tảng ban đầu để duy trì và kiểm soát sự ổn định, cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp.

Mục đích cơ bản của việc tiêu chuẩn hoá trong doanh nghiệp nhằm tạo ra sự thấu hiểu đồng nhất trong việc trao đổi, nhận dạng thông tin và triển khai thực hiện công việc. Ví dụ như các tiêu chuẩn và thuật ngữ, ký hiệu, dấu hiệu, tín hiệu, màu sắc, âm thanh, hành động…Một số tiêu chuẩn của doanh ngiệp cụ thể hoá các điều luật vệ sinh, an toàn v&agravagrave; môi trường mà doanh nghiệp phải thực hiện trong nhiều trường hợp khác nhau như: an toàn điện, an toàn cháy, nổ, giới hạn các chất độc hại và các điều kiện môi trường trong nơi sản xuất, làm việc. Thực hiện các tiêu chuẩn này là nghĩa vụ của doanh nghiệp trước pháp luật, đồng thời cũng là điều kiện để đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp mình.

Mục đích quan trọng khác của việc thực hiện chuẩn hoá trong doanh nghiệp là để giảm bớt hay loại trừ lãng phí trong cho doanh nghiệp và tăng lợi nhuận cho công ty. Tiêu chuẩn thực hiện làm cho công việc thiết kế nhanh chóng hơn, đơn giản hoá việc đặt mua và giao nhận nguyên vật liệu, giảm bớt chi phí dự trữ hàng hoặc nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, giảm bớt chi phí sửa chữa, gia công lại sản phẩm, giảm bớt chi phí do phải bồi thường và bảo hành sản phẩm cho khách hàng.

Công tác Tiêu chuẩn hoá trong doanh nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ mang lại những lợi ích sau đây:

- Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn: Khi tiêu chuẩn đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống dưới nếu có vấn đề trục trặc nào xảy ra, có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan.

- Hợp lý hoá sản xuất: Qua tiêu chuẩn hoá, doanh nghiệp sẽ giải quyết được những bất hợp lý, hỗn tạp vể kiểu loại; thống nhất hợp lý hoá các thao tác, thủ tục; loại bỏ các thao tác, thủ tục rườm rà không cần thiết.

- Kỹ thuật cá nhân trở nên kỹ thuật chung: Trước kia kỹ thuật, kỹ năng là sở hữu của cá nhân người làm việc. Các tài liệu về kỹ năng và trình độ giúp người làm việc mau chóng tiếp thu được kỹ năng mới, kỹ thuật của cá nhân sẽ trở thành kỹ thuật chung của doanh nghiệp.

- Toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên “bài bản”, chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm được nhiều hơn cho doanh nghiệp.

Phạm vi tiêu chuẩn hoá trong công ty bao gồm từ các lĩnh vực: Nghiên cứu thiết kế, sử dụng thiết bị công trình, cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất, bao gói, bảo quản, xếp dỡ… cho đến tuyển dụng và đào tạo nhân sự.

Cần xây dựng bộ tiêu chuẩn chất lượng và tiết kiệm riêng cho doanh nghiệp

Tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp thường bao gồm một phạm vi rộng rãi hơn so với tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Tiêu chuẩn doanh nghiệp cần phải được soạn thảo nhanh chóng và tiết kiệm. Tiêu chuẩn của công ty cần cụ thể và có chất lượng cao vì chúng là những tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng trong công ty.

Việc biên soạn dự thảo cần được giao cho người hay bộ phận thích hợp phối hợp với cán bộ tiêu chuẩn. Dự thảo tiêu chuẩn phải : đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn, có thuyết minh kèm theo và cần được gửi tới những người có liên quan trong công ty để lấy ý kiến.

Sau khi được lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp phê duyệt, tiêu chuẩn được cấp số hiệu vào sổ đăng ký, công bố và được phân phát cho các bộ phận có liên quan của công ty. Cần thường kỳ xem xét lại các tiêu chuẩn đã ban hành để đảm bảo nó không bị lạc hậu.

Áp dụng tiêu chuẩn trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp ban hành tiêu chuẩn để sử dụng cho mục đích của doanh nghiệp. Nếu vì một lý do nào đó một tiêu chuẩn của doanh nghiệp không thể áp dụng được, lãnh đạo doanh nghiệp cần phải biết điều đó để xem xét lại tiêu chuẩn kịp thời.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia, ngành hay tiêu chuẩn của các công ty khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình sao cho “tiết kiệm” và hiệu quả nhất. Cách sử dụng tốt nhất là xem xét để công nhận chúng thành tiêu chuẩn của doanh nghiệp, cấp cho nó các số hiệu riêng của doanh nghiệp để dễ dàng tra cứu và sử dụng.

Thực tế cho thấy: chất lượng ổn định luôn đi kèm với tiêu chuẩn phù hợp và triển khai hiệu quả; và cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bao giờ cũng cần phải dựa trên bộ tiêu chuẩn ban đầu để cải tiến. Doanh nghiệp nên xem xét sử dụng dịch vụ của các tổ chức tư vấn quản trị tiết kiệm và tư vấn quản trị chất lượng chuyên nghiệp bên ngoài để hỗ trợ chuyên môn. Có thể ban đầu doanh nghiệp sẽ tốn kém chi phí nhất định cho các dịch vụ tư vấn bên ngoài này, nhưng hiểu quả về lâu dài sẽ rất lớn và sẽ tiết kiệm nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp về lâu dài.

Hình ảnh minh họa việc chuẩn hóa nụ cười trong bộ phận kinh doanh trực tiếp với khách hàng của một công ty thương mại quốc tế dưới đây là ví dụ sinh động, minh chứng cho tầm quan trọng của việc chuẩn hóa mọi hoạt động trong doanh nghiệp.