Văn phòng cá tính giúp tăng năng suất lao động
05/09/2014 11:52
Ở thời điểm ban đầu, các văn phòng được thiết kế với cấu trúc giống như những xí nghiệp sản xuất quy mô lớn và họ đã duy trì kiểu thiết kế đó trong nhiều năm liền. Sự đổi mới không ngừng của công nghệ đã mang đến nhiều thay đổi lớn. Những người chủ doanh nghiệp bắt đầu chú trọng đến tính hiệu quả và khả năng mang đến sức sáng tạo của môi trường làm việc của họ. Do đó, những người chủ doanh nghiệp dần nhận ra rằng văn phòng của họ không mang lại hiệu quả như họ kì vọng.
Những nghiên cứu về hoạt động của các doanh nghiệp đã chỉ ra rằng rất nhiều văn phòng là những địa điểm không hề thoải mái để làm việc. Chúng không tạo cảm hứng cho những ý tưởng mới cũng không gia tăng sức sáng tạo. Có vẻ như, những nhân viên trong các văn phòng đó có thể làm việc hiệu quả hơn nếu họ được làm việc ở một nơi nào đó khác.
Peter Thomson là giáo sư của trường Kinh doanh Henley và là chuyên gia nghiên cứu môi trường làm việc. Theo Thomson, các doanh nghiệp thường chú trọng vào việc mua thêm những thiết bị và đồ nội thất mới mà quên mất rằng những kiểu tư duy cũ vẫn tồn tại trong văn phòng. “Tôi nghĩ trang bị thêm nhiều đồ công nghệ cho văn phòng mà không rõ mục đích là điều cực kì nguy hiểm. Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta phải nắm được cách mà mọi người cũng như các văn phòng sử dụng công nghệ. Trước đây, chúng ta mắc kẹt với những chiếc bàn. Nhưng giờ đây, chúng ta có thể tạo ra văn phòng ở khắp mọi nơi. Hãy giải phóng nhân viên của bạn khỏi những cản trở của thế kỷ mới và tránh xa khỏi những mô hình làm việc của các xí nghiệp quy mô lớn”
Không ít doanh nghiệp đã bắt đầu tin rằng điều quan trọng không nằm ở công việc mà bạn làm chứ không nằm văn phòng bạn ngồi. Ngày càng có nhiều người làm việc từ xa ít nhất vài ngày trong tuần. Nhiều nhà tuyển dụng đã nói rằng lợi ích của việc cho phép nhân viên làm việc từ xa là năng suất lao động tăng lên, các nhân viên cũng có mong muốn gắn bó với doanh nghiệp nhiều hơn nữa.
Tuy nhiên, theo Thomson, sự thay đổi này đồng nghĩa với việc chúng ta cần phải nghĩ lại về mục đích sử dụng văn phòng của mình. Ông cho rằng “Mọi người vẫn cần gặp gỡ nhau để trao đổi ý kiến, thế nên văn phòng nên trở thành nơi mọi người gặp gỡ hơn là nơi chỉ để làm việc”.
Không phải tất cả mọi người đều có thể hoặc đều muốn làm việc từ xa. Thực tế thì rất nhiều người muốn được đến văn phòng để được nói chuyện với mọi người, kết bạn hoặc gặp gỡ đối tác. Những người chủ doanh nghiệp nên nhận thức được rằng sự thay đổi môi trường làm việc sẽ khiến nhân viên của bạn hạnh phúc hơn, làm việc sáng tạo hơn và năng suất hơn.
Không gian văn phòng đã bắt đầu thay đổi. Những công ty thiết kế đã thu được nhiều lợi nhuận khi các công ty bắt đầu chi tiêu mạnh tay cho việc thiết kế văn phòng làm việc. Một văn phòng làm việc thông minh, theo định nghĩa của thời hiện đại, là nơi mọi người cảm thấy tinh thần phấn chấn hơn và mong muốn được sáng tạo nhiều hơn. Clive Lucking, người điều hành của Fourfront Group, tổ chức đã thiết kế văn phòng cho nhiều công ty lớn như Hewlett Packard, Serco, Citrix, McAfee, Easyjet. Ông thường miêu tả văn phòng như một sự kết hợp của một căn nhà thoải mái, của những căn phòng giải trí, của thế giới công nghệ và khu vực tương tác. Ông nói thêm rằng “Mỗi người chúng ta dành khoảng 90.000 giờ của cả cuộc đời mình để làm việc, văn phòng nên tích hợp những đặc điểm và tính năng của cả nhà và nơi làm việc, với những chiếc bàn rộng, không gian nơi mọi người nghỉ ngơi, công nghệ di động, bàn để đứng làm việc hay những căn phòng dành riêng cho việc suy nghĩ”.
Mùi hương trong văn phòng có lẽ không phải chủ đề mà nhiều quản lý văn phòng thường để tâm, nhưng rất nhiều bằng chứng đã chỉ ra rằng nó tác động rất lớn đến hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
Nhận thức được điều này, tổ chức chuyên cung cấp và cho thuê văn phòng, Avanta, đã lập một đội do Ruth Mastenbroek, nguyên chủ tịch Hiệp hội nước hoa của Vương Quốc Anh, lãnh đạo để tạo ra Ascent, mùi hương có thể cải thiện hoạt động của não bộ. “Thính giác hoạt động mạnh nhất trong số những giác quan và nếu bạn muốn tác động đến hoạt động của não bộ, hãy tác động đến thính giác” – Mastenbroek nói – “Trị liệu bằng mùi hương không phải công cụ đầu tiên bạn nghĩ đến khi muốn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng rất có thể, nó nên được xem là công cụ đầu tiên”
Ở một vài quốc gia khác, các doanh nghiệp đã rất chú tâm đến vấn đề này. Ở Nhật Bản, tập đoàn Takasago đã tiến hành nghiên cứu về sự ảnh hưởng của những mùi hương đến sự chính xác trong hoạt động đánh máy của nhân viên. Bản nghiên cứu đã chỉ ra rằng 54% nhân viên đánh máy mắc ít lỗi sai hơn khi họ ngửi mùi hương của chanh, 33% mắc ít lỗi sai hơn với mùi hương của hoa cúc và 20% mắc ít lỗi sai với mùi hương của lavender. Thế nên, rất có thể, điều mà các doanh nghiệp cần nhất chính là một bầu không khí sạch và thơm hơn chăng?
Theo luật, không có giới hạn tối thiểu cho nhiệt độ trong những văn phòng làm việc ở Anh, mặc dù Tổ chức Sức khỏe và An toàn đã nói rằng những nhân viên thường muốn được làm việc ở 16 độ C. Nghiên cứu đã chỉ ra mối liên kết giữa nhiệt độ của văn phòng và hiệu suất công việc của nhân viên. Bản nghiên cứu của Tổ chức Sức khỏe và An toàn đã cho thấy gần một nửa công nhân viên làm việc kém hiệu quả hơn khi nhiệt độ cao hơn 25 độ C. Do đó, chú ý đến nhiệt độ trong văn phòng là điều những ông chủ doanh nghiệp nên làm để thúc đẩy hiệu quả công việc của nhân viên.
(Theo The Guardian)