Nghệ thuật quản lý chi phí

03/07/2014 02:07

Với mục đích hoạt động hiệu quả hơn sau những đợt kinh doanh suy thoái trên thị trường gần đây, nhiều công ty đang tìm kiếm những cách thức khác nhau để đẩy mạnh doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận. Trong khi tin tức về về các hoạt động kinh doanh khởi sắc, thì việc quản lý chi phí của nhiều doanh nghiệp lại đáng báo động hơn bao giờ hết.

Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh. Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty.

Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Các công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất.

Một trong những ví dụ rõ rệt nhất cho lối suy nghĩ và cách thức tiếp cận này là hãng sản xuất kẹo caosu Wrigley. Kể từ giữa thập niên 1990, Wrigley đã cải thiện đáng kể doanh thu và hiệu quả hoạt động tổng thể. Hãng đã mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí hoạt động cơ bản nhưng vẫn dành ra một khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác và đổi mới kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao. Kết quả là, hoạt động đầu tư kinh doanh của Wrigley luôn vượt trội so với các đối thủ cạnh tranhh. Trong vòng sáu năm (1998-2004), công ty trả cổ tức cho các đông ở mức 13,6% gần gấp 3 so với mức trung bình của ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống thế giới.

Trong bài viết này, đầu tiên chúng ta đề cập tới vai trò của hoạt động quản lý chi phí. Tiếp theo, xác định hoạt động quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Và cuối cùng, chúng ta tìm hiểu về bốn nguyên tắc để hoàn thành mục tiêu trên. Phương pháp tiếp cận bao gồm việc sử dụng các mục tiêu tăng trưởng doanh số và lợi nhuận, mục tiêu cắt giảm chi phí phù hợp, cắt giảm chi phí lựa chọn và năng lực cải thiện tổ chức.

Vai trò của quản lý chi phí

Về mặt lý thuyết, chi phí kinh doanh là tổng số tiền tương đương với toàn bộ hao phí về các nguồn lực mà công ty đã bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất định. Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích toàn bộ chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình hay theo nơi phát sinh chi phí. Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí kinh doanh cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán.

Trên thực tế, hoạt động quản lý chi phí được tách rời đối với công tác kế toán thống kê. Quản lý chi phí là tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty.

Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản l‎ý chi phí bao gồm:

- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho công ty trong từng thời kỳ.

- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững.

- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

Bộ phận quản lý chi phí trong các công ty sẽ dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,... do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng, hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của công ty mình với các công ty cùng ngành, lĩnh vực sản xuất, so sánh với các chuẩn mực của ngành. Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của công ty trong kỳ.

Ngoài ra, bộ phận quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất...

Có thể nói, nhiệm vụ của bộ phận quản lý chi phí, bộ não của công ty, rộng hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bộ phận kế toán - thống kê.

Vấn đề với các chương trình cắt giảm chi phí

Từ thập niên 1980 trở lại đây, các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh. Có ba lý do giải thích việc này:

(1) Sáng kiến cắt giảm chi phí là cách thức tuyệt vời để đẩy mạnh lợi nhuận ngắn hạn, nhưng nó cũng có thể làm xói mòn những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu bền hơn. Động cơ cho các chương trình cắt giảm chi phí là việc phải “thắt lưng buộc bụng” trong thời kỳ khó khăn hay là một phần của công cuộc cải tổ cơ cấu kinh doanh sau khi thoát khỏi khủng hoảng.

Trong bất cứ trường hợp nào, các chương trình cắt giảm chi phí cũng là một phương pháp ngắn hạn và đơn giản để tạo ra các lợi thế cạnh tranh, chúng hiếm khi củng cố hay cải thiện thực sựsản phẩm/dịch vụ của công ty.

(2) Phần lớn các chương trình cắt giảm chi phí đều như những chiếc “máy cắt bánh”, đặt ra chỉ tiêu đơn giản và áp dụng xuyên suốt toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không quan tâm tới đặc tính riêng biệt của từng bộ phận.

Khi tiến tới việc quản lý chi phí, một trong những vấn đề thường gặp nhất là “vô tình loại bỏ những thứ quý giá trong đống lộn xộn cần phải quẳng đi”. Trong những nỗ lực cắt giảm chi phí để trở nên cạnh tranh hơn, một vài năng lực quan trọng sẽ mất đi, và kết quả thu được trở nên ngược lại với mong muốn. Thách thức chính là việc phân biệt giữa những “chi phí tốt” (góp phần quan trọng đem lại lợi nhuận) và những “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh). Tuỳ thuộc vào từng chiến lược, “chi phí xấu” có thể rất đa dạng về bản chất và mức độ trong tất cả các công ty.

(3) Cắt giảm chi phí được xem như những chương trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài. Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều công ty lại thấy rằng ở các khu vực khác chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh đuổi kịp họ.

Bất cứ lợi thế cạnh tranh nhất thời nào sẽ bị xói mòn dần cùng với thời gian. Cuối cùng, công ty lại phải đối mặt với những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí.

Vì vậy, việc gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí là rất quan trọng. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu sau đó bạn thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Và cuối cùng, nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì bạn sẽ giảm thiểu được sự cần thiết phải liên tục đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn.

Theo bwportal