Làm gì để kiểm soát chi phí?

18/04/2014 10:12

Một trong những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) sau khi nước ta gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), theo các chuyên gia tài chính, là làm thế nào để đảm bảo khả năng cạnh tranh ngay tại thị trường nội địa và mở rộng thị trường xuất khẩu. Muốn vậy, các doanh nghiệp (DN) cần đầu tư mở rộng sản xuất, kinh doanh và phát triển bền vững.

Trong bối cảnh đó, mỗi DN sẽ phải tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định. Có DN chọn ưu thế về sự khác biệt trong chăm sóc khách hàng, có DN chọn ưu thế về mạng lưới phân phối... DN khác thì chọn uy tín thương hiệu làm lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay. Và dù chọn phương án nào, các DN vẫn không tránh khỏi sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh, vì họ cũng có những lợi thế cạnh tranh tương tự.

Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ” mà DN nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng. Quản lý và tiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của DN hiệu quả nhất.

Ông Nguyễn Thế Lộc, giảng viên của Trường Business Edge cho biết, hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí; duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”. Đặc biệt, vấn đề DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.

Là một Việt kiều Pháp hiện làm chủ một mỹ viện nổi tiếng tại TP.HCM mang tên Tứ Hồng, bà Hồng Phước Minh đang gặp phải những khó khăn lớn trong việc kiểm soát chi phí ở nhân viên. Bà Minh cho biết, mặc dù đã có kinh nghiệp làm quản lý nhiều năm ở Pháp, nhưng không hiểu sao, để kiểm soát được chi phí của mấy chục nhân viên tại mỹ viện của bà ở TP.HCM lại khó khăn đến thế.

Tương tự, đại diện Công ty Thai Vina cho biết, là đơn vị chuyên phân phối các sản phẩm Thái Lan đến người tiêu dùng Việt Nam và các nhà phân phối trên thị trường cả nước, do vậy, công nhân của công ty chủ yếu là nhân viên giao hàng. Tuy nhiên, điều khó nhất của Thai Vina hiện nay là cách quản lý thời gian của nhân viên giao hàng. Mặc dù công ty đã áp dụng rất nhiều biện pháp để quản lý cũng như hạn chế sự lãng phí thời gian của nhân viên, nhưng kết quả vẫn xem ra không mấy hiệu quả. Công nhân vẫn lãng phí thời gian, chỉ làm việc một cách đối phó và thiếu tinh thần trách nhiệm.

Theo ông Nguyễn Quang Trung, Phó giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank), chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây. Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN. Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên.

Trong một DN, giám đốc là người có thể kiểm soát tất cả các chi phí. Tuy nhiên, xét từng vị trí, mỗi nhân viên cũng có thể kiểm soát các chi phí trong phạm vi quyền hạn cho phép. Điều quan trọng là, giám đốc phải là người làm gương đầu tiên mới có thể khuyến khích nhân viên tham gia. Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý. Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập. 
 

Theo www.vir.com.vn