Gắn kết với nhân viên nhờ... câu chuyện hàng tuần

30/08/2015 11:33

Trong một bài viết mới đây của Dana Wilkie - biên tập viên của tạp chí SHRM về nhân sự, bà cho rằng những câu chuyện trao đổi hằng tuần giữa cấp trên và nhân viên đem lại hiệu quả hơn nhiều so với việc đánh giá định kỳ nhân viên.

Theo Dana Wilkie, hầu hết người lao động ở Mỹ cảm thấy thất vọng vì sự thiếu trung thực ở nơi làm việc. Một số nơi đã khắc phục được tình trạng này nhờ vào việc hàng tuần có theo dõi mức độ cuốn hút vào công việc của nhân viên mình.

Mới đây, Công ty 15Five của David Hassell đã tổ chức khảo sát trực tuyến 1.023 nhân viên toàn thời gian do một bên thứ ba chọn lựa, kết quả cho thấy lòng tin dẫn đến năng suất và hiệu quả cao hơn, còn việc thiếu lòng tin sẽ dẫn đến nhiều chiêu thức của con người nhằm bảo vệ vị trí công việc của mình.

Có một câu hỏi khảo sát về tình trạng giao tiếp nội bộ trong công ty, phản hồi cho thấy chỉ 15% nhân viên cho là công ty mình đang có cách giao tiếp “rất tốt”. Cứ 8 người trả lời thì có hơn 1 người muốn được làm ở công ty có khuyến khích việc giao tiếp cởi mở hơn là chỉ mới tập trung vào những biện pháp về chăm sóc sức khỏe, cung cấp thực phẩm miễn phí hoặc phương tiện tập thể dục.

Đa số nhân viên được khảo sát nói là nếu cấp quản lý giao tiếp được với họ ít nhất là 5 phút mỗi tuần thì quan trọng với họ hơn là đáp ứng cho họ các phúc lợi kể trên. Sự thiếu giao tiếp có thể khiến nhân viên nghĩ là cấp trên đang quá kín kẽ.

Kết quả khảo sát còn cho thấy 2 cách nhìn khác nhau về việc thiếu trung thực: Người lãnh đạo chỉ mới chia sẻ những gì tích cực và che đi những gì bất lợi vì sợ nhân viên mất tin tưởng. Ngược lại, nhân viên lại sợ là khi chia sẻ các khó khăn của mình, họ có thể dễ bị mất việc.

Wilkie còn kể một câu chuyện khác: Lisa H. Shuster - phụ trách quản trị hành chính của một công ty, đã loại bỏ kết quả đánh giá hằng năm của 50 nhân viên của bà sau khi kết luận là nhân viên đang ghét thực hiện điều này, còn cấp quản lý thì ghét đánh giá và việc đánh giá không có tác dụng nhiều so với việc thường xuyên góp ý với nhân viên.

Phân tích còn cho thấy, quy trình tự đánh giá của nhân viên và đánh giá của cấp quản lý trở thành quan liêu, trong khi việc người quản lý cần giao tiếp thường xuyên với nhân viên là quan trọng hơn.

Việc đánh giá kết quả hàng năm không bao giờ thay thế được việc thảo luận thường xuyên với nhân viên. Việc hàng tuần có ý kiến phản hồi sẽ làm mọi người hợp tác và có ý tưởng đổi mới, khiến cho việc cộng tác tốt hơn và nhanh hơn.

Một vấn đề cũng rất quan trọng, đó là nhóm người đang đến tuổi về hưu và nhóm mới đi làm có những cách giao tiếp rất khác nhau. Nhóm trước luôn phàn nàn là nhóm sau “có xu hướng dựa vào email và tin nhắn, hiếm khi gọi nhau cùng thảo luận hoặc giải quyết một vấn đề”.

Trong khi đó, khảo sát của 15Five cho thấy nhân viên trẻ hiện nay cho biết những người giám sát lớn tuổi của họ “không hiểu về truyền thông xã hội và cách mà ngày nay thiên hạ giao tiếp với nhau”. Những người trẻ có ấn tượng là lớp lớn tuổi bảo thủ, làm cho giới trẻ cảm thấy cấp trên của họ không cởi mở và minh bạch. Việc thảo luận trở nên một chiều, mọi kỳ vọng đã đâu vào đó rồi và không còn cần tiếng nói nào từ giới trẻ nữa.

Trong khi doanh nghiệp vẫn né tránh chưa có động thái gì cho việc này. 40% nhân viên trả lời là cơ hội mà họ có thể chia sẻ ý tưởng cải tiến công việc là rất hiếm hoi.

Từ kết quả khảo sát này, Hassell - người đứng đầu ở 15Five - đã yêu cầu nhân viên mình dành 15 phút mỗi tuần viết báo cáo về công việc và khó khăn đang gặp và ông dành 5 phút đọc mỗi báo cáo vào đêm Chủ nhật để hiểu công việc của cấp dưới trực tiếp. Nhờ đó, ông biết rõ ngay nội dung câu chuyện sẽ nói với nhân viên vào sáng thứ Hai là gì.

Hassell chia sẻ tác dụng của cách làm này: “Nó tạo ra một nhịp điệu giao tiếp đều đặn, do dòng giao tiếp được tóm lược, có hiểu biết và duy trì mối quan hệ sâu sắc giữa hai bên”.