3 bước để họp mặt nhân viên thành công

23/05/2015 11:47

“Bạn chỉ có khoảng một giờ đồng hồ quý giá mà bạn đầu tư để họp với nhân viên thôi. Hãy bảo đảm là làm cho thành công”. Đó là ý kiến của Paul Falcone, một tác giả người Mỹ với 11 đầu sách viết chuyên về nguồn nhân lực, được biết giới thiệu rộng rãi trên Amazon.com và ở cộng đồng nhân sự toàn cầu SHRM, khi đề cập đến tầm quan trọng trong việc người quản lý tổ chức buổi gặp mặt nhân viên dưới quyền mỗi tuần.

Ông còn nêu ý kiến thêm là: “Trước hết, hãy mở đầu việc giao tiếp với nhân viên qua những lần thảo luận nhóm lành mạnh. Đó là khởi đầu tốt nhất để lập ra môi trường thường xuyên, an toàn nhằm thảo luận về các ý kiến mới và các đề xuất cho các giải pháp khác nhau trong công việc. Bất kể là mối quan hệ với nhân viên của bạn đã tốt đẹp đến đâu hoặc đã duy trì được bao lâu thì sinh khí của nhóm làm việc vẫn cần sự họp mặt đều đặn mỗi tuần. Quan trọng nhất là các buổi họp mặt đó sẽ cho bạn cơ hội tạo ra chuỗi giao tiếp, nhận ra các việc đã được làm tốt ra sao và đưa được các cá nhân vào đúng với vai trò của họ”.

Có ba bước cơ bản để các lần họp như vậy thành công:

1. Mời gọi cấp dưới nói về những gì đang diễn ra trong thế giới của họ

Động tác này có thể gồm cả việc tóm tắt những việc đã làm, các trở lực và các cơ hội nhìn lại dòng công việc. Điều này không chỉ quan trọng với nhân viên đang nói về công việc của mình mà còn giúp các thành viên còn lại có thể biết đồng nghiệp của mình đang làm việc gì. Bởi có rất nhiều nhân viên nghĩ rằng chỉ có chính họ mới đang làm việc mà thôi!

Một khi được nghe người khác nói về các vấn đề và các thách thức, những người như vậy sẽ biết trân trọng hơn đóng góp của đồng nghiệp và sẽ biết tự kiểm soát quyền hạn của mình.

2. Tập trung vào những gì mà nhóm đã làm có khác biệt so với tuần trước đó

Câu hỏi như là: “Chúng ta có thể làm gì khác hơn không?” sẽ rất cần vì nó mở đầu cho việc cả nhóm biết điều gì đang diễn ra trong nhóm.

Câu hỏi như vậy cũng cho phép xuất hiện một liều lượng vừa phải về tự nhận xét và tự rút kinh nghiệm qua các sai lầm của mỗi nhân viên.

3. Nêu ý kiến đánh giá mang tính xây dựng vào quy trình ra quyết định

Đặc biệt khi đặt câu hỏi: “Cần điều gì để chúng ta đổi mới được dòng công việc lâu nay không?”, các ý kiến tốt nhất sẽ luôn đến từ những ai đang thực sự làm việc.

Điều đáng thất vọng là nhiều nhân viên tiết lộ với bộ phận nhân sự trong phỏng vấn nghỉ việc là họ không cảm thấy các ý kiến của mình được tôn trọng trong tổ chức. Họ thấy mình miệt mài ngày này qua ngày khác mà không có tác động mảy may gì đến môi trường làm việc của họ cả.

Giá như những câu hỏi này được nêu ra sớm hơn thì đã giảm đi được nhiều cuộc phỏng vấn nghỉ việc rồi. Do vậy chỉ đơn giản là mời nhân viên tham gia ý kiến đã là điều cơ bản phải được làm và tạo ra sự khác biệt tích cực từ người quản lý.

Rồi các buổi họp mặt nhân viên hằng tuần sẽ dẫn về đâu?

Trước hết, chúng sẽ củng cố văn hóa làm việc nhóm. Kế đến là, do “gặp nhau” nhiều hơn với người quản lý và với các đồng nghiệp khác, một tinh thần tương trợ sẽ được phát triển. Cuối cùng, các buổi họp này sẽ làm cái nhìn hạn hẹp và ngắn hạn từ công việc trước mắt và các thông tin cập nhật từ các dự án sẽ được nâng lên thành cái nhìn vĩ mô hơn và có tác động toàn tổ chức hơn cho nhân viên.

Như vậy các buổi họp cuối cùng đã thật sự cải thiện năng suất và nâng cao tinh thần làm việc đội/nhóm.