Phương pháp để quản lý tốt dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

24/12/2015 11:59

Tiền mặt được xem là tối thượng khi nói đến việc quản lý tài chính của một công ty đang trên đà phát triển. Sự chậm trễ giữa khoảng thời gian bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp và tiền lương nhân viên so với khoảng thời gian mà nguồn tiền bạn phải thu về từ khách hàng là cả một vấn đề, và giải pháp cho vấn đề này là việc quản lý dòng tiền.

Hiểu một cách đơn giản nhất, quản lý dòng tiền có nghĩa là trì hoãn việc chi tiêu tiền mặt càng lâu càng tốt trong khi huy động bất cứ khoản tiền người khác nợ bạn, trả cho bạn càng nhanh càng tốt.

Cần chuẩn bị kế hoạch dòng tiền cho năm tiếp theo, quý tiếp theo và thậm chí là tuần tiếp theo. Vì một kế hoạch dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra.

Hãy hiểu việc lập kế hoạch dòng tiền không chỉ là cái nhìn thoáng qua trong tương lai. Bạn cần phải được rèn luyện khả năng dự đoán rằng việc cân bằng một số yếu tố, bao gồm lịch sử thanh toán của các khách hàng, việc xử lý triệt để những khoản nợ của khách hàng khi xác định những chi phí sắp tới, và cả sự kiên nhẫn của các nhà cung cấp.

Hãy cẩn trọng với những giả định mà không có cơ sở rằng các khoản phải thu sẽ tiếp tục đến với cùng tỷ lệ thời gian mà bạn có gần đây, rằng các khoản phải trả có thể được kéo dài càng lâu càng tốt như trong quá khứ, rằng bạn đã gộp các khoản chi phí như cải thiện vốn, lãi vay và các khoản thanh toán quan trọng và rằng bạn đã hoạch toán doanh số bán hàng bị biến động theo mùa.

Bắt đầu một kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách thêm lượng tiền mặt đang có sẵn vào lúc bắt đầu của một thời kỳ tiền mặt khác để được nhận từ các nguồn khác nhau. Trong quá trình đó, bạn sẽ kết nối những thông tin thu thập từ những nhân viên bán hàng, những đại diện dịch vụ, nhân viên tín dụng, bộ phận tài chính và các nguồn khác. Trong tất cả các trường hợp, bạn sẽ hỏi những câu hỏi giống nhau: Có bao nhiều tiền mặt từ những khoản nợ của khách hàng, lãi, phí dịch vụ, một phần khoản thu từ những khoản nợ xấu, và những nguồn khác mà chúng ta sẽ có và khi nào thì có?
Phần thứ hai của việc dự báo một dòng tiền chính xác là dự đoán chi tiết những khoản tiền cũng như thời gian chính xác sẽ chi trong thời gian tới.

Điều đó có nghĩa là, bạn không chỉ phải biết khi nào bạn sẽ chi tiêu mà còn phải biết nó được chi trả vào cái gì. Sẽ có danh sách những khoản chi tiết đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền của bạn như tiền thuê nhà, tồn kho (khi được mua bằng tiền mặt), tiền lương và tiền công, những khoản thuế đã khấu trừ hoặc khoản phải trả khác, lợi ích thanh toán, thiết bị đã được mua bằng tiền mặt, lệ phí chuyên nghiệp, tiện ích, vật tư văn phòng, các khoản nợ phải thanh toán, chi phí quảng cáo, chi phí bảo trì và nguyên liệu các loại phương tiện vận tải, thiết bị và cổ tức tiền mặt.

Chẳng phải là điều dễ dàng để một người quản lý, điều hành, chủ một doanh nghiệp chuẩn bị một kế hoạch như vậy, nhưng nó là một trong những thứ quan trọng nhất mà buộc mỗi doanh nghiệp phải làm. Những kế hoạch này có tầm quan trọng và được xếp hạng ngang bằng với kế hoạch kinh doanh hay bản báo cáo công việc trong tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho kế hoạch trong tương lai.

Cải thiện những khoản phải thu

Nếu bạn được trả tiền ngay khi bạn vừa bán hàng thì  bạn sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền mặt của mình. Nhưng thật không may, điều đó không xảy ra, nhưng bạn vẫn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu. Ý tưởng cơ bản là cải thiện nhanh chóng tốc độ mà bạn sản xuất vật liệu và vật tư ra sản phẩm, hàng tồn kho trở thành những khoản phải thu, và những khoản phải thu thành tiền mặt. Dưới đây là các kỹ thuật cụ thể để làm điều này:

• Đưa ra những chính sách giảm giá cho những khách hàng chi trả hoá đơn một cách nhanh chóng.
• Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán tại thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện.
• Yêu cầu kiểm tra tín dụng trên tất cả những khách hàng mới mà không thanh toán bằng tiền mặt.
• Loại bỏ những hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn bằng bất cứ thứ gì mà bạn có thể nhận được.
• Phát hành hoá đơn kịp thời và ngay lập tức theo dõi nếu xuất hiện những sự chi trả chậm trong thời gian tới.
• Theo dõi những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm. Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.

Quản lý những khoản phải trả

Đỉnh điểm của tăng trưởng doanh số bán hàng có thể che giấu rất nhiều vấn đề -  đôi khi quá mức. Khi bạn đang quản lý một công ty phát triển, bạn phải xem xét chi phí một cách cẩn thận. Đừng để bị “ru ngủ” trong sự thoả mãn bởi đơn giản lúc đó chỉ là việc mở rộng doanh số bán hàng. Bất kỳ thời gian nào và bất cứ nơi nào mà bạn thấy chi phí ngày tăng hơn doanh số bán hàng, hãy kiểm tra chi phí một cách cẩn thận để tìm ra chỗ mà cắt giảm hoặc kiểm soát chúng. Dưới đây là một số lời khuyên cho việc sử dụng tiền một cách khôn ngoan:

• Hãy tận dụng đầy đủ các điều khoản thanh toán nợ. Nếu một khoản nợ giải quyết trong 30 ngày, đừng trả nó trong 15 ngày.
• Sử dụng dịch vụ chuyển tiền điện tử để thực hiện thanh toán vào thời hạn cuối cùng. Bạn sẽ duy trì tình trạng hiện tại với nhà cung cấp trong khi vẫn nắm giữ, sử dụng những khoản tiền càng lâu càng tốt.
• Giao tiếp với các nhà cung cấp của bạn để họ biết trạng hiện tại của bạn. Nếu tới lúc cần trì hoãn việc thanh toán một khoản nợ nào đó, bạn sẽ cần tới sự tin tưởng và thông cảm của họ.
• Xem xét một cách cẩn thận những lời chào giảm giá của nhà cung cấp cho những khoản chi trả sớm hơn. Đây có thể là một số tiền cho vay khá tốn kém của các nhà cung cấp, hoặc là họ có thể cung cấp cho bạn với một sự giảm giá trên tổng chi phí. Sẽ có những trở ngại khi bạn thực hiện những lời chào này.
• Đừng tập trung quá nhiều vào giá thấp khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện dòng tiền mặt của bạn hơn là việc mặc cả cho một mức giá hời.
•  

Vượt qua Sự Thâm hụt

Sớm hay muộn, bạn sẽ nhìn thấy trước hoặc tìm thấy chính mình trong một tình huống mà lúc đó bạn thiếu tiền mặt để thanh toán cho những hoá đơn. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn giống như một người kinh doanh thất bại, bạn hay bất cứ doanh nhân bình thường nào khác cũng không thể dự đoán một cách hoàn hảo về tương lai. Và đó là điều bình thường, nhưng những tập quán kinh doanh hằng ngày có thể giúp đỡ bạn quản lý sự thâm hụt.

Chìa khoá để quản lý sự thâm hụt tiền mặt là nhận thức vấn đề một cách sớm và chính xác nhất có thể. Ngân hàng thì thận trọng với khách hàng vay tiền mà muốn phải có tiền trong ngày. Họ rất muốn giúp bạn vay trước khi bạn cần nó, tốt hơn nữa là trước đó vài tháng. Nhưng vì một lý do nào đó mà bạn thiếu cẩn thận thì bạn sẽ bị thất bại trong kế hoạch của mình. Chủ ngân hàng sẽ không quan tâm tới việc giúp đỡ bạn.

Nếu giả định từ lúc đầu rằng, một ngày nào đó bạn sẽ thiếu tiền mặt, bạn có thể sắp xếp một đường dây tín dụng tại ngân hàng của bạn. Điều này cho phép bạn mượn tiền trên mức hạn định vào bất cứ lúc nào bạn cần. Bởi bạn sẽ dễ dàng vay khi bạn không cần nó, sắp xếp một đường dây tín dụng trước khi túng thiếu là điều cần thiết.

Nếu ngân hàng không giúp đỡ bạn, hãy chuyển sang nhà cung cấp. Đây là người quan tâm tới bạn hơn là ngân hàng, và họ có thể biết nhiều hơn về công việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể nhận được những điều khoản mở rộng từ nhà cung cấp với số tiền vay khổng lồ, chi phí thấp chỉ bằng cách yêu cầu. Đó chắc chắn là một điều đặc biệt nếu bạn từng là một khách hàng tốt trong quá khứ và cho họ biết về tình hình tài chính của bạn.

Xem xét việc sử dụng các trung gian. Đây là doanh nghiệp dịch vụ tài chính mà có thể trả cho bạn hôm nay cho những khoản phải thu mà bạn không thể thu về được trong một tuần hay một tháng tới. Bạn sẽ nhận về ít hơn 15% những gì bạn sẽ có thể thu bởi vì các trung gian này đòi hỏi một mức chiết khấu, nhưng bạn sẽ loại bỏ được những rắc rối trong quá trình thu hồi công nợ và có thể tập trung vào các hoạt động hiện tại của mình mà không cần phải vay mượn.

Yêu cầu những khách hàng tốt nhất của bạn đẩy nhanh tiến độ thanh toán. Trình bày về hoàn cảnh và, nếu cần thiết, đưa ra một chiết khấu phần trăm hoặc thanh toán trước một phần. Ngoài ra, bạn cũng nên theo sát những khách hàng khác của bạn – những khách hàng đã hơn 90 ngày chưa thanh toán. Đưa ra cho họ một giảm giá bất ngờ nếu họ chi trả ngay hôm nay.

Bạn có thể tăng lượng tiền mặt bằng cách bán hoặc cho thuê lại những tài sản như máy móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và ngay cả những nội thất văn phòng. Các công ty cho thuê (cầm cố tài sản) sẽ sẵn sàng thực hiện các giao dịch. Nó sẽ không rẻ mạt, tuy nhiên, bạn có thể mất tài sản nếu như bạn không thể thanh toán tiền thuê.
Chọn những hoá đơn bạn sẽ chi trả một cách cẩn thận. Không chỉ phải trả những cái nhỏ nhất mà thả trôi những cái còn lại. Thực hiện việc chi trả cho những nhân viên mới trước những nhân viên cũ. Trả tiền cho nhà cung cấp là điều quan trọng kế tiếp. Yêu cầu hoãn lại nếu bạn có thể bỏ qua một khoản thanh toán hoặc thực hiện thanh toán một phần.

Nguồn: bài dịch http://www.entrepreneur.com/article/66008