100 ngày đầu làm việc của CFO

25/12/2015 12:40

Các giám đốc tài chính trên toàn thế giới mô tả 100 ngày đầu tiên về công việc của họ là khoảng thời gian nhận được sự hướng dẫn nhiều nhất, nhưng cũng có nhiều khó khăn khi thời gian không đủ cho những ưu tiên hàng đầu của họ.

Theo như một nghiên cứu của McKinsey về các CFO thì những giám đốc tài chính mới có thể không muốn bị lãng phí thời gian, vì vậy họ thường sử dụng 100 ngày đầu tiên để lên báo cáo ngân sách, quản lý và tài chính. Sở dĩ như vậy là do họ nghĩ rằng những hoạt động chủ yếu trong suốt thời gian đó sẽ giúp cho họ hiểu được những định hướng về kinh doanh, tiếp cận được với chiến lược tổng thế, và xây dựng được đội tài chính.

Thế tại sao những khác biệt giữa cái họ làm và cái họ quan tâm lại quan trọng vậy?

Câu trả lời hợp lý được chính một giám đốc tài chính đưa ra hết sức khách quan rằng: “Đây là một câu hỏi mà câu trả lời không hề đơn giản. Chúng ta đều biết không thể quay ngược được thời gian thế nên hoàn cảnh mỗi ngày mỗi khác, và như vậy thì trách nhiệm và hành động sẽ phải luôn hòa hợp với nhau để còn thích ứng được với hoàn cảnh. Do đó các giám đốc tài chính phải có đủ khả năng đánh giá được hoạt động cùng những nhu cầu kinh doanh.”

Và may mắn thay cho những giám đốc tài chính mới, dù họ có đương đầu với những hoàn cảnh hay thay đổi như vậy thì họ vẫn được người giám đốc điều hành (CEO) hỗ trợ rất tốt. Hơn ba phần tư các giám đốc tài chính đều nói rằng họ nhận được sự chỉ dẫn rõ ràng về công việc từ người giám đốc điều hành trong 100 ngày làm việc đầu tiên, còn 46% thì nói rằng giám đốc điều hành là một nhà cố vấn dày kinh nghiệm. Các giám đốc tài chính cũng thấy thoải mái hơn với việc chỉ định CEO chứ không phải ai khác giúp đỡ họ trong việc sớm đưa ra những quyết định, vì vậy mà hầu hết các CFO đều tín nhiệm CEO hơn so với đội ngũ nhân viên tài chính của mình.

Thực tế thì đúng là đa phần các giám đốc điều hành hỗ trợ rất tốt việc giải quyết những vướng mắc của giám đốc tài chính về chiến lược. Hơn một nửa các giám đốc tài chính nói rằng người giám đốc điều hành trông chờ họ thử sức được với chiến lược của công ty, dẫu cho chính những giám đốc điều hành này nhận thấy có những hoạt động khác còn quan trọng hơn. Và gần 90% các giám đốc điều hành đều khuyến khích giám đốc tài chính trở thành thành viên tích cực của đội quản lý cấp cao. Đây là những tín hiệu tốt cho các giám đốc tài chính, đuợc hỗ trợ tích cực trong vai trò, mở rộng tầm nhìn về trách nhiệm công việc, và quyền lợi rất lớn về những sáng kiến chiến lược trong làm việc tập thể. Thế nên gần ba phần tư các giám đốc tài chính đã báo cáo rằng họ thích được tham gia vào chiến lược và mong có nhiều thời gian được làm việc cùng với giám đốc điều hành (là người luôn chỉ muốn bàn về chiến lược hơn bất kỳ một điều gì khác).  

Cuối cùng, rất ít giám đốc tài chính nói rằng đội ngũ nhân viên tài chính thực sự làm việc ăn ý với mong muốn của một giám đốc tài chính mới. Tuy nhiên, các giám đốc tài chính cũng cho biết rằng khi những thành viên trong đội ngũ đó đưa ra được sự chỉ dẫn rõ ràng thì họ vẫn có sự phân biệt giữa giám đốc tài chính với giám đốc điều hành. Điều này khiến cho việc truyền đạt thông tin của giám đốc tài chính với cả đội tài chính cần trở nên quan trọng hơn. Vì thế mà một giám đốc tài chính phải đích thân truyền đạt thông tin cho đội chứ không phải theo bất kỳ một cách nào khác.

Xếp hàng tìm sự mong đợi

Gần bốn phần năm các giám đốc tài chính báo cáo rằng giám đốc điều hành đã trình bày rõ ràng quan điểm về những gì được trông đợi đối với một giám đốc tài chính mới; đặc biệt, các giám đốc tài chính ở những công ty tư nhân cảm thấy vui hơn khi báo cáo có được sự chỉ dẫn đó so với những giám đốc tài chính ở các công ty nhà nước. Các giám đốc tài chính cũng nói rằng toàn bộ những hoạt động mà giám đốc điều hành phần lớn thường mô tả chính là tầm quan trọng việc trở thành một thành viên tích cực của đội quản lý cấp cao, góp phần vào việc thực hiện của công ty, và khẳng định rằng việc tổ chức tài chính là phải hiệu quả. Hơn nữa, hơn hai phần ba các giám đốc tài chính nói rằng giám đốc điều hành mong chờ họ cải tiến chất lượng tổ chức tài chính, và hơn một nửa nói rằng giám đốc điều hành mong chờ họ thử sức được với chiến lược của công ty.

Các giám đốc tài chính còn cho biết thêm rằng các thành viên của bộ phận tài chính không thích lắm khi trình bày quan điểm rõ ràng về những mong muốn của họ đối với giám đốc tài chính, nhưng họ lại luôn cố gắng thể hiện những mong muốn đó đối với giám đốc điều hành. Điển hình là chưa được một nửa số đội ngũ nhân viên bộ phận tài chính thấy hài lòng khi biết giám đốc điều hành xem giám đốc tài chính như một thành viên tích cực của đội quản lý cấp cao, đóng góp vào việc thực hiện của công ty hoặc thử sức với chiến lược của công ty. Các giám đốc tài chính nói rằng những nhân viên tài chính chỉ thực sự hài lòng khi thấy giám đốc tài chính thực hiện đúng vai trò truyền thống, đó là đảm bảo hiệu quả của bộ phận tài chính.

Dường như các giám đốc tài chính đều có suy nghĩ chung rằng họ đã nhận được đủ lời khuyên trong suốt 100 ngày làm việc đầu tiên. Và đa số các giám đốc tài chính đều mong được làm việc cùng với những người đứng đầu doanh nghiệp trong thời gian này để có thể nắm bắt và hiểu rõ hơn về nhu cầu và ưu thế của chính nhóm người đó. Nhất là những giám đốc tài chính của những công ty tư nhân – những người luôn mong muốn có nhiều thời gian hơn để làm việc với các nhà quản lý trong suốt 100 ngày đầu tiên bởi thực sự không được mấy người trong số họ có thể thoải mái nói rằng: những người đứng đầu doanh nghiệp đã trình bày quan điểm rõ ràng về những trông đợi của họ với vai trò của giám đốc tài chính.

Đáng chú ý là có rất ít giám đốc tài chính, những người cảm thấy thoải mái hơn khi cho biết họ hài lòng với việc thực hiện của mình trong suốt thời gian đó, được tham gia vào những sáng kiến chiến lược từ rất sớm trong thời gian làm việc của mình. Thế nên ngày nay, gần đại đa số các giám đốc tài chính đều nói rằng họ thích được tham gia vào những sáng kiến chiến lược, điều hoàn toàn trái ngược với những hoạt động của giám đốc tài chính truyền thống. 

Những hoạt động chính

Ngoại trừ việc hiểu được các định hướng kinh doanh của công ty, các giám đốc tài chính nói chung đều cho biết rằng những hoạt động quan trọng nhất của họ trong 100 ngày đầu tiên là về chức năng như tiếp cận chiến lược kinh doanh, hoặc về tổ chức như thiết lập đội tài chính nòng cốt và nâng cao năng lực.

Chỉ một nửa số các giám đốc tài chính tham gia bản nghiên cứu này cho biết là họ được yêu cầu đưa ra một kế hoạch hành động chính thức trong suốt 100 ngày đầu tiên hoặc sau một sự thay đổi hoàn toàn. Ưu thế của những người này là họ đã đưa ra được một bản kế hoạch khác hoàn toàn với cái đang có. Vì thế không có gì ngạc nhiên khi họ thấy thực sự thoải mái hơn những người giám đốc tài chính ở hoàn cảnh khác. Tiếp cận chiến lược kinh doanh được coi là quan trọng nhất trong ba ưu tiên hàng đầu của họ, trong khi việc hiểu được những định hướng kinh doanh của công ty chỉ đứng thứ ba. Còn việc thiết lập đội tài chính nòng cốt là ưu tiên quan trọng thứ hai.

Tuy vậy, tất cả các giám đốc tài chính đều cho thấy một xu hướng nhỏ để tạo ra những thay đổi nhân sự cơ bản trong suốt 100 ngày đầu tiên, dẫu cho các giám đốc tài chính của các công ty tư nhân (những giám đốc chỉ thích có dưới 50 người làm về tổ chức tài chính ở các công ty tư nhân) muốn làm điều đó hơn những giám đốc tài chính ở các công ty nhà nước. Do đó những giám đốc tài chính được lên kế hoạch về những thay đổi cơ bản trong kế toán và báo cáo tài chính hay việc lập kế hoạch, lên ngân sách và phân tích tài chính (FP&A) thì luôn cảm thấy thoải mái hơn những giám đốc tài chính không được đưa ra các kế hoạch chính thức về những điều đó.

Và xét tổng thể thì FP&A và kế toán là hai việc hoàn toàn khác so với ba phạm vi công việc trước nhưng lại chiếm nhiều thời gian nhất của một giám đốc tài chính mới, mặc dù những phạm vi công việc đó chính là nền tảng để các giám đốc tài chính tạo ra được những thay đổi cơ bản nhất. Vì thế mà trong suốt thời gian đó hoặc sau một sự thay đổi thì các giám đốc tài chính luôn báo cáo rằng việc thiết kế lại tổ chức tài chính là thực sự cần thiết.

Xây dựng các mối quan hệ

Hầu hết các giám đốc tài chính đều kể với chúng tôi rằng trong suốt 100 ngày đầu tiên đó họ đã giao tiếp rất nhiều, đứng trên cương vị cá nhân gặp gỡ riêng đội tài chính nòng cốt cũng như toàn thể đội ngũ nhân viên tài chính, và trong nhiều trường hợp thì bản thân họ phải tạo ra những cuộc tranh luận đặc biệt, và điều đó khiến họ cảm thấy hài lòng với công việc của mình. Cũng hết sức thú vị khi những giám đốc tài chính cảm thấy hài lòng nhiều hơn những giám đốc tài chính không thấy hài lòng trong 100 ngày đầu tiên đó, mặc dù họ cũng có những buổi giao tiếp giống nhau như gặp gỡ đội tài chính nòng cốt hay toàn thể đội ngũ nhân viên tài chính.

Ngoài ra, các giám đốc tài chính ở những công ty lớn có xu hướng truyền thông tin qua mọi kênh (trừ việc sử dụng bằng thư điện tử) hơn những giám đốc tài chính ở các công ty nhỏ hơn. Và hầu hết các giám đốc tài chính đều nói rằng trong suốt thời gian đó hoặc sau một sự thay đổi thì họ cũng đã được dùng những kiểu truyền thông đặc biệt – và họ nghĩ chắc chắn đó là kết quả chung của tốc độ phát triển nhanh cùng với tình trạng chưa rõ ràng trong những hoàn cảnh như vậy. Tuy nhiên, họ đều nói rằng họ vẫn thích gặp gỡ đội ngũ nhân viên tài chính trên cương vị cá nhân hơn.

Và rất ít các giám đốc tài chính – chỉ chưa quá một phần tư – nói rằng không có đủ nguồn và sự hỗ trợ để tạo ra được sự chuyển tiếp như một thành công. Tuy nhiên, con số đó gia tăng tới một phần ba đối với các giám đốc tài chính ở các công ty nhà nước. Và những giám đốc tài chính, những người muốn được sự trợ giúp nhiều hơn thường nói rằng họ thích có được ba điều: được truy cập tốt hơn vào thông tin nội bộ, được làm việc nhiều hơn với giám đốc điều hành hoặc với phòng ban, được phép có khả năng đưa những người mới vào tổ chức tài chính. Cũng chính vì vậy mà hơn 60% giám đốc tài chính đều nói rằng họ thích được làm việc nhiều hơn nữa với những người đứng đầu doanh nghiệp.

Cuối cùng chỉ hai phần ba giám đốc tài chính cho rằng họ phù hợp với với vai trò giám đốc điều hành, và đa số đều cho biết những thách thức lớn nhất trong suốt 100 ngày đầu tiên đó chính là xây dựng lòng tin và hiểu được các tiến trình.

Nguồn: Thị Trường Việt Nam