Thay đổi cách ghi chú (take note) cùng Bullet Journal

21/05/2015 04:31

Kỹ năng take-note (ghi chú) là một kỹ năng khó hoàn thiện. Vấn đề ở khả năng tạo ra những bản ghi chú dễ hiểu, xúc tích, thu hút và tạo cảm hứng cho chủ nhân của nó. Không nhất thiết phải cần đến những sản phẩm sổ tay cao cấp của Moleskine hay Field Notes.

Bạn chỉ cần tập trung vào kỹ năng sắp xếp, tổ chức!

Mời bạn đến với sản phẩm ngốn gần 10 năm phát triển của nhà thiết kế web Ryder Caroll để hiểu rằng kỹ năng sắp xếp, tổ chức sẽ quyết định sự hiệu quả việc note-taking của bạn.

Bullet Journal không phải là một cuốn sổ tay “thật”. Chỉ sử dụng hiệu ứng giấy trắng và kết hợp những gạch đầu dòng, những hình họa để đánh dấu (như dấu chấm, vòng tròn…) để tạo ra sự khác biệt trong việc phân loại. Bạn sẽ bắt đầu từ “tháng”, sau đó là “mục lục”, “checklist”, cho đến khi hoàn thành một “cuốn sổ tay” hoàn chỉnh.

Caroll chia sẻ, Bullet Journal tạo động lực cho ông, giúp vượt qua những vấn đề trong cuộc sống, hỗ trợ ông việc cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

Caroll tin tưởng rằng phương thức thay đổi tư duy về note-taking hiệu quả hơn nhiều so với những ứng dụng (app, bạn có thể tham khảo một số app: WunderList, Any.Do...) trên các smartphone đang có hiện nay trong thị trường, dù app có hiệu quả đến đâu thì quan trọng vẫn là ở người dùng.

Cùng tìm hiểu sâu vào Bullet Journal nhé!

“For the list-makers, the note-takers, the Post-It note pilots, the track-keepers, and the dabbling doodlers. Bullet journal is for those who feel there are few platforms as powerful as the blank paper page. It’s an analog system for the digital age that will help you organize the present, record the past, and plan for the future.”

Logging

Phương pháp mà Bullet Journal đưa ra gọi là “Rapid Logging”, cho phép bạn ghi chép và chia công việc/ vấn đề một cách nhanh chóng, xoay quanh những công việc thường nhật. Kỹ thuật này có thể giúp bạn xác định được đâu là vấn đề quan trọng, xóa bỏ những tiểu tiết không cần thiết. Tập trung thời gian và năng lượng bạn có để công việc/cuộc sống trở nên hiệu quả hơn. Đó là sự khác nhau những “bận rộn” và “hiệu quả”.

Những vấn đề bạn đưa vào Bullet Journal được gọi là “entry”. Để bắt đầu một entry, bạn mở cuốn sổ của mình với 2 mặt giấy trắng, ghi vào lề trên mặt giấy  bên trái một đoạn mô tả nhỏ về “entry”. Nếu chủ đề cụ thể bạn có thể dễ dàng liệt kê những nội dung quan trọng. Và nếu chủ đề phức tạp hơn thì nên làm rõ bằng những “chủ đề phụ - subtopic”. Có thể những chủ đề không hoàn toàn liên quan đến nhau nên bạn cần một trang để làm Danh mục – Index, liệt kê chủ đề cũng như đánh số trang.

Gạch đầu dòng

Vấn đề lớn nhất trong khi ghi chú chính là nó khiến bạn mất thời gian. Chủ đề/công việc càng phức tạp thì bạn càng phải dành nhiều thời gian để làm rõ và đưa ra đầu nhiệm vụ. Điều này lại vô tình tạo ra nhiều công việc lặt vặt khiến bạn cảm thấy chán và mất cảm hứng với cuốn sổ tay của mình. Kỹ thuật “Rapid Logging” đã đề cập ở trên tập trung vào những gạch đầu dòng ngắn gọn (hay gọi là Bullet). Bullet Journal hướng dẫn bạn phân loại thành 3 thành phần:Công việc (Task), Ghi chú (Note) và Sự kiện (Event).

• Công việc (Task) được đại diện bởi ô checkbox (hình vuông), sau khi hoàn thành thì bạn sẽ đánh dấu vào ô đó. Những công việc đòi hỏi nhiều công việc nhỏ phụ (sub-task) thì sẽ được liệt kê dưới công việc chính (master task) và lùi vào một khoảng. Công việc chính chỉ được đánh dấu hoàn thành khi tất cả các công việc phụ (sub-task) hoàn thành.

• Ghi chú (Note) được đại diện bởi chấm tròn. Ghi chú gồm: ý tưởng, quan sát, hay những điều bạn muốn lưu lại mà không phải thực hiện ngay lúc đó.

• Sự kiện (Event) được đại diện bởi hình tròn nhỏ. Là một ghi chú về một việc/hành động sẽ xảy ra trong một ngày cụ thể. Kỹ thuật Rapid Logging lưu ý rằng mục Sự kiện nên càng khách quan và ngắn gọn càng tốt.

Bạn có thể tùy biến theo sở thích cá nhân, đây chỉ là một đề xuất cho bạn để dễ dàng cho việc sắp xếp.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng những ký hiệu đánh dấu đặc biệt để làm nổi bật:

- Tính ưu tiên: sử dụng ngôi sao cho những công việc cần được ưu tiên trước, dễ dàng để bạn nhận thấy được việc cần làm trước tiên.

- Khám phá: sử dụng hình ảnh con mắt để đánh dấu những vấn đề bạn muốn tìm hiểu sau, để bạn không bị bỏ sót

- Cảm hứng: sử dụng dấu ! để đánh dấu một ý tưởng đặc biệt mà bạn muốn tiếp tục triển khai khi bạn không thể thực hiện nó lúc hiện tại.

- Khác: sử  dụng dấu mũi tên để lưu ý những công việc liên quan đến một việc khác, giúp bạn kiểm soát được quá trình xuyên suốt bằng sổ tay của mình.

  *Gạch ngang công việc nếu đã quá thời gian, hoặc không còn ý nghĩa để thực hiện.

Đánh số trang

Đánh số trang là một công việc quan trọng mà bạn không được bỏ sót. Vì bạn sẽ phải ghi số trang vào Danh mục ở trang đầu để dễ dàng cho việc tìm kiếm lại sau này khi có ý tưởng triển khai công việc cũ.

- Mục lục liệt kê những chủ đề cùng số trang. Chủ đề có thể liên tục với số trang được đánh liên tục (5-10), hoặc có thể là một chủ đề riêng lẻ (15-16). Đừng quên “subtopic” với những chủ đề phức tạp.

- Lịch hàng tháng (Monthly Calendar): giúp bạn nhóm những công việc, sự kiện để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về công việc trong tháng. Lịch hàng tháng sẽ được tạo vào đầu mỗi tháng, bạn nên dành 2 trang  trắng liên tục, 1 trang để liệt kê các ngày trong tháng, một trang để tổng hợp những công việc cần phải làm. Bạn có thể tùy chỉnh theo ý mình hoặc sử dụng những gợi ý đã có ở trên.

- Tổng hợp: khi bạn sử dụng Bullet Journal thường xuyên thì sẽ có chủ đề được lặp lại thường xuyên, bạn nên làm một danh sách tổng hợp về chủ đề (ví dụ những người nơi cần phải đi…).  Các bước:

         1. Lật trang tiếp theo, ghi chủ đề

         2. Đánh dầu chủ đề tổng hợp ở trang Danh mục, đánh số trang

         3. Tìm những đầu dòng liên quan đến chủ đề và liệt kê bảng tổng hợp.

         4. Đánh dấu mũi tên (nhớ lại phần Gạch đầu dòng!!) ở các công việc.

Đây là cách thức hữu hiệu giúp bạn sắp xếp lại các nội dung cùng chủ đề và cập nhật những điều mới.

Tham khảo: http://bulletjournal.com - Ryder Carroll

Còn gì tuyệt vời hơn khi mà khoảng thời gian đầu năm mới, bạn bắt tay vào việc lập cho mình một cuốn sổ về quản lý công việc, cuộc sống. Cuốn sổ này sẽ đi cùng với bạn trong thời gian dài và có thể giúp ích được bạn. 

VBR Sưu tầm