Kinh doanh xuất/nhập Khẩu

Đây không phải là ngành mới. Hãy nghĩ tới Marco Polo. Hãy nghĩ về những đoàn lữ hành lớn thời kỳ xa xưa với các món hàng hóa tơ lụa và gia vị. Hãy nghĩ về thời những người tiền sử kinh doanh vỏ sò và muối với các bộ lạc ở xa. Kinh doanh tồn tại vì một nhóm hoặc một quốc gia có nguồn cung một số mặt hàng hoặc buôn bán những mặt hàng mà những người khác có nhu cầu. Và khi thế giới trở nên ngày càng tiến bộ về mặt công nghệ thì thương mại thế giới ngày càng trở nên phát đạt.

Tại sao xuất/nhập khẩu lại là ngành kinh doanh lớn đến vậy ở khắp nơi trên thế giới? Có nhiều lý do nhưng có 3 lý do chính sau:

•    Sẵn có: Có những thứ bạn không thể trồng hoặc làm ra tại nước mình. Ví dụ chuối vùng Alaska, gỗ gụ vùng Maine,...

•    Đặc sắc: Nhiều thứ như trứng cá và sâm panh, các hàng hóa đặc biệt  sẽ càng long lanh hơn nếu chúng được nhập khẩu thay vì được trồng trong nước. Hãy nghĩ tới đồ gỗ Scandinavian, bia Đức, nước hoa Pháp, vải sợi Ai Cập. Ngay cả khi các món đồ đó có thể sản xuất được trong nước, thì chúng sẽ có vẻ đẳng cấp hơn nếu được nhập từ những cửa hàng ở những đất nước xa xôi.

•    Giá cả: Một số sản phẩm rẻ hơn khi được mua ở nước ngoài. Đồ chơi Hàn Quốc, đồ điện tử Đài Loan và quần áo Mê-hi-cô, và nhiều sản phẩm khác có thể sản xuất hoặc lắp ráp tại các nhà máy ở nước ngoài với chi phí thấp hơn nhiều so với khi được sản xuất hoàn toàn trong nước.  

Ngoài những món đồ đặc sắc, các quốc gia thường xuất khẩu các hàng hóa và dịch vụ mà họ có thể sản xuất với giá rẻ và nhập khẩu những hàng hóa được sản xuất rẻ hơn ở đâu đó. Điều gì đã khiến một quốc gia có thể sản xuất được một món hàng rẻ hơn các quốc gia khác? Có hai yếu tố: nguồn lực và công nghệ. Ví dụ, một quốc gia có nguồn dầu mỏ lớn và công nghệ tinh chế sẽ xuất khẩu dầu, lại có thể cần nhập khẩu quần áo.

Các loại doanh nghiệp xuất/nhập khẩu

•    Công ty quản lý xuất khẩu: Công ty quản lý xuất khẩu sẽ giải quyết các hoạt động xuất khẩu cho một công ty trong nước muốn bán sản phẩm ra nước ngoài nhưng không biết làm thế nào (và có thể không muốn biết cách làm). Công ty quản lý xuất khẩu sẽ làm tất cả mọi việc: tuyển đại lý, phân phối và đại diện; đảm nhiệm việc quảng cáo, tiếp thị và khuyến mãi, giám sát việc ghi nhãn và đóng gói; sắp xếp việc chuyển hàng, và đôi khi sắp xếp vấn đề tài chính. Trong một số trường hợp, công ty quản lý xuất khẩu nắm quyền sở hữu các sản phẩm, thực chất là trở thành nhà phân phối của chính họ. Các công ty quản lý xuất khẩu thường chuyên về một sản phẩm, một thị trường nước ngoài hoặc cả hai, và được trả tiền hoa hồng, tiền lương hoặc tiền trả trước kèm hoa hồng (trừ khi họ đã có quyền sở hữu).

•    Công ty kinh doanh xuất khẩu: Mặc dù công ty kinh doanh xuất khẩu có hàng hóa để bán và sử dụng nguồn lực để tìm kiếm người mua, nhưng một công ty kinh doanh xuất khẩu có thể tấn công sang mặt trái của lĩnh vực kinh doanh. Họ xác định những gì người mua nước ngoài muốn mua và sau đó tìm các nguồn trong nước muốn xuất khẩu. Công ty kinh doanh xuất khẩu đôi khi có quyền sở hữu sản phẩm và đôi khi làm việc trên cơ sở ăn tiền hoa hồng.

•    Người buôn bán xuất/nhập khẩu: đây là dạng đại lý tự do. Họ không có cơ sở dữ liệu khách hàng cụ thể, và họ không chuyên về một ngành hoặc một loại sản phẩm nhất định nào. Thay vào đó, họ mua hàng hóa trực tiếp từ một nhà sản xuất trong nước hoặc nước ngoài và sau đó tự đóng gói, vận chuyển và bán lại hàng hóa đó. Tất nhiên, điều này có nghĩa là không giống các công ty quản lý xuất khẩu, họ chấp nhận tất cả các rủi ro (và cả lợi nhuận nữa).

Thâm nhập lĩnh vực thương mại

Tiếp đến, bạn sẽ cần thâm nhập kênh thương mại, phương tiện mà các nhà buôn chuyển hàng từ nhà sản xuất cho tới người dùng.

Ai sẽ là người cùng kênh buôn bán với bạn sẽ phụ thuộc vào cách bạn định hình kênh buôn bán của bạn, nhưng họ có thể thuộc bất cứ thành phần nào trong các thành phần sau:

•    Đại diện của nhà sản xuất: một nhân viên bán hàng chuyên về một loại sản phẩm hoặc một dòng sản phẩm bổ sung, ví dụ đồ điện tử gia đình: tivi, đầu đĩa CD và hệ thống âm thanh. Người này thường hỗ trợ thêm về các sản phẩm như  kho bãi và các dịch vụ kỹ thuật.

•     Nhà phân phối hoặc nhà phân phối sỉ: một công ty mua sản phẩm bạn vừa nhập khẩu và bán nó cho một nhà bán lẻ hoặc đại lý khác để tiếp tục phân phối cho tới khi hàng tới tay người sử dụng cuối cùng.

•    Đại diện: một người bán hàng hiểu biết chào bán sản phẩm của bạn cho người mua buôn hoặc mua lẻ, rồi chuyển tiền bán hàng cho bạn. Người này khác với đại diện của nhà sản xuất ở chỗ anh ta không nhất thiết phải chuyên về một loại sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm nhất định.

•    Nhà bán lẻ: khúc cuối của kênh thương mại, nơi hàng hóa tới tay người tiêu dùng.

Những việc cần xác định đúng

Không phải ai cũng trở thành nhà buôn quốc tế. Đây không phải là một nghề dành cho người sợ bán hàng. Nếu bạn là một trong những người thà làm việc trong một tổ hợp dây chuyền hơn là bán các loại bánh Girl Scout, hoặc nếu bạn phát sợ khi nghĩ tới việc đi chào hàng, thì bạn không thể là một nhà xuất nhập/khẩu được. Đây cũng không phải là nghề dành cho những người gặp khó khăn với việc sắp xếp tổ chức. Nếu bạn là một trong những người gặp khó khăn với những tiểu tiết, những người chỉ biết ngồi chờ điều tiếp theo sẽ xảy ra, thì bạn cần nghĩ kỹ về việc giao thương quốc tế.

Mặt khác, nếu bạn là một người bán hàng nhiệt tình, như một chiếc máy phát chuyên theo dõi những thứ như hóa đơn và biên lai vận chuyển hàng và thiên đường đối với bạn là biết các ý tưởng mới và các sản phẩm mới sẽ dẫn bạn tới đâu, và nếu trên tất cả bạn yêu sự hưng phấn khi làm việc với mọi người thuộc nhiều nền văn hóa khác nhau, thì đây chính là nghề dành cho bạn.

Sẽ rất hữu ích nếu bạn đã có kiến thức nền về xuất/nhập khẩu. Hầu hết các doanh nhân trong ngành này đều có nhiều kinh nghiệm trước khi mở doanh nghiệp riêng.
 

Mọi doanh nghiệp đều cần người tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ của họ. Giờ bạn đã biết cần đáp ứng những điều gì để có thể điều hành một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bạn cần lên kế hoạch, hoặc nhắm mục tiêu vào thị trường của bạn và quyết định khách hàng tiềm năng của bạn sẽ là ai, những khu vực địa lý nào bạn sẽ chiếm lĩnh và những sản phẩm hoặc dịch vụ nào bạn sẽ cung cấp để chiếm lĩnh được chúng.

Đây là giai đoạn rất quan trọng trong việc xây dựng một công ty thương mại lớn. Nghiên cứu thị trường đúng đắn có thể giúp thúc đẩy công ty thương mại của bạn thành trung tâm lợi nhuận thực sự và càng nghiên cứu nhiều bạn càng chuẩn bị tốt hơn trước khi chính thức mở cửa, và bạn sẽ càng ít lúng túng khi làm hơn.  

Khách  hàng của bạn là ai?

Bất cứ nhà sản xuất, nhà cung ứng, thợ thủ công, nhà xuất/nhập khẩu nào cũng phải chấp nhận cuộc chơi công bằng.

Nếu bạn có kinh nghiệm từ trước về một lĩnh vực cụ thể nào đó, bạn nên nghiêm túc cân nhắc nhắm mục tiêu tới lĩnh vực đó trước tiên. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái với các thuật ngữ chuyên môn và thủ tục, vì thế việc bán hàng của bạn sẽ trôi chảy và dễ dàng hơn. Thêm nữa, bạn có thể đã có sẵn các mối liên hệ trong lĩnh vực này, những người có thể trở thành những khách hàng đầu tiên của bạn hoặc giới thiệu bạn với các đồng nghiệp trong lĩnh vực đó.

Dan S. nhắm tới thị trường công nghệ - đặc biệt là các giải pháp phần mềm dành cho mục đích thương mại và cáp máy tính - đơn giản là vì ông đã làm việc trong lĩnh vực đó hơn 10 năm. Ông hiểu biết về lĩnh vực đó và cảm thấy thoải mái khi làm việc trong lĩnh vực đó.

Wahib W. cũng bắt đầu với lĩnh vực mà anh biết rõ mọi ngóc ngách và đường hướng, sau đó tiếp tục với các dự án xây dựng quốc tế khác, nhập khẩu các thiết bị đường sắt và vật liệu cột cáp điện thoại và các dịch vụ xây dựng cũng như các nguyên vật liệu thiết bị công nghiệp nặng khác.

Đâu là thị trường của bạn?

Bạn đã giới hạn danh sách các sản phẩm mà bạn nhắm tới. Giờ bạn sẽ muốn tìm thị trường của mình, một khía cạnh độc đáo tạo ra sự khác biệt giữa bạn và các đối thủ. Đây là nơi bạn thực sự có thể khiến sự sáng tạo của mình tỏa sáng.

Bạn có thể quyết định mở một công ty quản lý xuất khẩu, tìm kiếm người mua cho các công ty sản xuất, hoặc là một công ty thương mại xuất khẩu, tìm các nguồn trong nước sẵn sàng xuất khẩu. Hoặc bạn có thể muốn gắn với công thức Trader Sam, nhập khẩu và xuất khẩu chính những sản phẩm của bạn như một doanh nhân xuất/nhập khẩu.

Nghiên cứu thị trường

Dưới đây là tổng quan ngắn về công việc nghiên cứu thị trường của bạn. Bạn sẽ muốn thực hiện một số khảo sát chuyên sâu về từng khía cạnh sau:

•    Sản phẩm hoặc dịch vụ bạn sẽ bán.

•    Người dùng cuối cùng bạn sẽ nhắm tới (người tiêu dùng trong thị trường đại chúng, ngành công nghiệp nặng, ngành công nghiệp nhẹ, sử dụng trong y tế hoặc bệnh viện, chính phủ, doanh nghiệp hoặc chuyên môn).

•    Quốc gia hoặc các quốc gia bạn sẽ xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

•    Kênh thương mại bạn sẽ sử dụng (bán hàng trực tiếp, đại diện, phân phối hoặc đại diện ủy thác).
 

Điều đầu tiên trong 22 điều mà bạn cần trong kinh doanh là bạn cần tiền để tạo ra tiền, nói cách khác là bạn cần vốn khởi nghiệp. Các chi phí này dao động trong khoảng từ xấp xỉ 5 - 25 nghìn đô la cho một doanh nghiệp xuất/nhập khẩu. Bạn có thể bắt đầu kinh doanh tại nhà, điều đó có nghĩa là bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc thuê văn phòng. Bạn không cần phải mua nhiều hàng tồn kho, và bạn có thể sẽ không cần nhân viên.

Nhu cầu thiết yếu của bạn sẽ là máy tính, máy in, máy fax và modem. Nếu bạn đã có những thứ này, thì bạn có thể bắt đầu ngay. Nhiều thương gia đã khởi đầu từ con số 0. Wahib W. cho biết: "Chúng tôi đã khởi đầu mà chẳng có gì cả, nhưng khi đã có một dự án lớn thì mọi việc sẽ khác”.

Công ty của Peter P. khởi đầu với nền tảng tài chính tương tự. Ông chia sẻ: "Chúng tôi có rất ít tiền trong ngân hàng”. Thứ mà họ có là một một mối quan hệ được tạo dựng cẩn thận với các nhà cung ứng và với tài sản đáng giá này, công ty có thể đứng lên và hoạt động.

Một trong nhiều điều thuận lợi với một doanh nghiệp xuất/nhập khẩu là chi phí khởi nghiệp khá thấp. Bạn có lợi thế là năng lực tại gia, không mất chi phí thuê văn phòng. Trừ khi bạn khởi nghiệp với vai trò là nhà phân phối, bạn có thể bắt đầu kinh doanh mà không cần mua hàng tích trữ, có nghĩa là không cần tiêu tốn tiền vào không gian trưng bày hàng hóa. Chi phí tài chính chủ yếu của bạn là thiết bị văn phòng và nghiên cứu thị trường.

Dưới đây là danh sách những vật dụng cần đầu tư:

•    Dàn máy vi tính có modem và máy in

•    Máy fax

•    Dịch vụ Internet/e-mail

•    Phần mềm

•    Nghiên cứu thị trường và các cơ hội giao thương

•    Điện thoại

•    Thư thoại hoặc máy trả lời tự động

•    Nguồn cung ứng văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng

•    Bưu chính

•    Chi phí đi lại phục vụ cho việc nghiên cứu thị trường tại nước ngoài

Bạn có thể thêm tất cả các loại hàng hóa thuộc nhiều mức độ cần thiết vào danh sách này. Nhưng hãy cân nhắc rằng bạn đang khởi sự từ con số 0. Bạn có thể đặt máy tính trên bàn bếp hoặc bàn để góc phòng ngủ. Bạn có thể cất tài liệu trong hộp các-tông. Tuy không đẹp nhưng cũng đủ dùng cho tới khi công việc kinh doanh của bạn tiến triển tốt hơn.
 

Để là thương gia quốc tế thì cần những gì? Tất cả tùy thuộc vào bạn, vào việc bạn nghiêm túc tới đâu và bạn sẵn lòng mở rộng thế nào. Doanh thu ròng hằng năm cho ngành này dao động từ 30 ngàn-200 ngàn đô la và cao hơn nữa với mức trung bình khoảng 75 ngàn đô la.

Công ty xuất khẩu của Wahib W. có đội ngũ nhân sự gồm năm người quản lý các hợp đồng trị giá nhiều triệu đô la.

Wahib W cho biết: "Có hàng tấn cơ hội kinh doanh hàng xuất khẩu. Các nhà sản xuất Mỹ phát triển chậm ít nhất là 10 năm trong lĩnh vực xuất khẩu”. Vì vậy tiềm năng tăng trưởng hoàn toàn tùy thuộc vào bạn chừng nào bạn sẵn lòng bỏ thời gian.

Tự mình đặt giá

Là một thương gia quốc tế, bạn là người trung gian trong việc mua và bán hoặc xuất khẩu và nhập khẩu, giao dịch. Vì vậy bạn phải quyết định không chỉ mức giá của sản phẩm mà còn cả mức giá dịch vụ nữa. Hai số liệu này tách biệt nhưng có sự tác động qua lại lẫn nhau. Vì bạn là người bơi trong con kênh thương mại, nên mức giá các dịch vụ của bạn phải được tính vào giá sản phẩm, và điều đó có thể ảnh hưởng tới tính cạnh tranh trên thị trường.

Các công ty quản lý xuất/nhập khẩu sử dụng hai phương thức cơ bản để định giá dịch vụ của họ: hoa hồng và tiền trả trước. Thông thường, bạn chọn phương thức này hay phương thức khác dựa trên việc bạn cảm thấy sản phẩm có thể bán được thế nào. Nếu bạn nghĩ nó dễ bán, bạn sẽ thực hiện phương thức hoa hồng. Nếu bạn cảm thấy nó sẽ khó bán và cần phải nghiên cứu thị trường, bạn sẽ yêu cầu tiền trả trước.

Phương thức thứ ba là mua toàn bộ sản phẩm và bán ra nước ngoài. Đây là cách làm thường thấy khi bạn làm việc với những nhà sản xuất muốn bạn làm nhà phân phối hơn là nhà đại diện. Bạn sẽ vẫn tiếp thị sản phẩm dưới tên của nhà sản xuất, nhưng thu nhập của bạn sẽ tới từ lợi nhuận bán hàng hơn là từ khoản hoa hồng.

Tiền hoa hồng

Các công ty quản lý xuất/nhập khẩu thường áp dụng mức hoa hồng 10%. Mức phí này dựa trên giá thành sản phẩm từ nhà sản xuất.

Giả sử bạn đang làm việc với công ty sản xuất ghế bãi cỏ với mức giá 110 đôla/chiếc. Đây là những việc bạn làm:  Trước tiên, hãy lấy mức giá mà nhà sản xuất tính cho sản phẩm: 110 đô la. Giờ nhân 110 đô la với 10%, sẽ ra mức hoa hồng là 11 đô la cho mỗi chiếc ghế.

Vậy giá sản phẩm của bạn tại thời điểm này là 121 đô la/ghế (110 đô la + 11đô la). Để ra mức giá cuối cùng, bạn sẽ cần thêm vào các chi phí khác vào con số này: bất cứ chi phí ghi nhãn đặc biệt hoặc đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm và các khoản hoa hồng cho bên đại diện hoặc phân phối mà bạn phải trả cho những người khác trong kênh buôn bán. Khi bạn đã tới mức giá cuối cùng, bạn sẽ so sánh nó với các mức giá của các đối thủ cạnh tranh. Nếu giá sản phẩm của bạn khá thấp, bạn có thể nâng tỷ lệ phần trăm hoa hồng của bạn.

Tiền trả trước

Nếu nhà sản xuất không thể chiết khấu mức giá đủ nhiều hoặc nếu bạn cảm thấy rằng sản phẩm sẽ khó bán, bạn sẽ muốn yêu cầu một khoản tiền trả trước (bằng tiền mặt chứ không phải bằng hiện vật). Bạn sẽ đẩy tất cả chi phí nghiên cứu thị trường sang nhà sản xuất. Bằng cách lấy một khoản tiền trả trước, bạn đã đảm bảo cho mình một khoản thu nhập chứ không phải là một khoản tiền gắn với tiền hoa hồng cho một sản phẩm “có vấn đề”.

Để xác định khoản tiền trả trước của mình, bạn sẽ cần cân nhắc 3 biến số đi kèm với chất lượng dịch vụ của bạn:

•    Nhân công và nguyên liệu hoặc nguồn cung ứng: Chi phí này thường được bao gồm trong lương tháng của bạn hoặc mức lương và các khoản phúc lợi bạn trả cho nhân viên tham gia vào công việc. Để xác định chi phí nhân công, hãy ước tính khoảng thời gian cần để hoàn thành công việc và nhân nó với tỷ lệ theo giờ của khoản lương của bạn và khoản lương của các nhân sự bạn sử dụng. Bạn có thể ước tính các nguyên vật liệu là một phần trăm nhân công, rồi tăng lên mức 2-6%.

•    Chi phí khác: Biến số này bao gồm tất cả các chi phí phi nhân công, gián tiếp cần để vận hành doanh nghiệp của bạn. Để xác định mức phí này, hãy cộng tất cả các chi phí của bạn cho 1 năm, trừ chi phí nhân công và nguyên liệu. Chia con số này cho tổng chi phí nhân công và nguyên liệu để xác định mức phí này của bạn. Hoặc áp dụng tỷ lệ 35-42% của chi phí nhân công và nguyên liệu.

•    Lợi nhuận: sau khi trừ đi tất cả các chi phí nhân công, nguyên liệu và các chi phí khác, con số thu được cuối cùng là lợi nhuận.  
 

Dù bạn muốn doanh nghiệp của mình mới lạ tới đâu, thì những việc cơ bản nhất của bạn là có được hàng hóa, bán nó, vận chuyển nó và nhận tiền thù lao.

Thủ tục xuất khẩu:

1.    Tạo ra mẫu hóa đơn chuyên nghiệp- trao cho nhà nhập khẩu một bản báo giá về mặt hàng của bạn; đàm phán nếu cần thiết.

2.    Nhận thư tín dụng từ ngân hàng của bạn.

3.    Hoàn thành các điều khoản trong thư tín dụng: Có hàng hóa sản xuất nếu cần; có sự sắp xếp vận chuyển hàng và bảo hiểm; đóng gói hàng hóa; vận chuyển hàng hóa.

4.    Thu thập chứng từ chuyển hàng.

5.    Xuất trình chứng từ chuyển hàng cho ngân hàng.

Thủ tục nhập khẩu

1.    Nhận mẫu hóa đơn chuyên nghiệp, bản báo giá hàng hóa của nhà xuất khẩu; đàm phán nếu cần thiết.

2.    Mở một thư tín dụng tại ngân hàng

3.    Xác thực là hàng hóa đã được chuyển.

4.    Nhận các chứng từ từ nhà xuất khẩu

5.    Quan sát hàng hóa qua cửa hải quan

6.    Thu thập hàng hóa.
 

Là một thương gia quốc tế, sứ mệnh của bạn là bán hàng - trong 2 lĩnh vực hoàn toàn khác nhau nhưng hay bị chồng chéo lên nhau: a) bán bản thân bạn và công ty cho khách hàng với tư cách là người quản lý xuất/nhập khẩu các sản phẩm của họ và b) bán chính các sản phẩm cho các bên đại diện và phân phối. Khi bạn đã có được hồ sơ bán hàng có triển vọng với sản phẩm của một khách hàng, bạn sẽ có hồ sơ để thu hút các khách hàng khác. Và tất nhiên, mỗi thành công sẽ góp phần giúp bạn tự tin hơn trong các vụ đàm phán với các khách hàng tương lai mới.

Săn hàng xuất khẩu

Một số nhà sản xuất trong nước xuất khẩu chính hàng hóa của họ. Mục tiêu của bạn là thuyết phục những người còn lại (chiếm số đông) rằng họ có thể tăng lợi nhuận nhờ xuất khẩu tới các quốc gia mục tiêu nhất định - với sự hướng dẫn của bạn. Bạn có thể hoàn tất việc này bằng cách gửi thư trực tiếp hoặc gọi điện thoại chào hàng. Nếu bạn khởi sự bằng việc nhập khẩu thì đừng bỏ qua phần này- bạn sẽ làm việc theo cách tương tự.

Trước khi liên hệ với bất cứ nhà sản xuất nào, bạn sẽ cần làm một số nghiên cứu thị trường cơ bản:

•    Loại sản phẩm nào đang “hot” trên thị trường nội địa? Chú tâm tới các sản phẩm mà bạn biết rõ hoặc đã sử dụng hoặc đang được bán chạy trên thị trường.

•    Những sản phẩm này có được bán chạy tại các quốc gia là thị trường mục tiêu của bạn không?

•    Nếu không, có nơi hoặc thị trường nào có thể đẩy những sản phẩm này lên hàng có nhu cầu cao nếu có sẵn các sản phẩm này?

•    Ai sản xuất những sản phẩm này?

•    Giá bán của mỗi sản phẩm này thế nào so với các sản phẩm hoặc thương hiệu đang cạnh tranh tại thị trường nội địa và tại các quốc gia mục tiêu của bạn?

Gửi thư trực tiếp

Giờ bạn đã sẵn sàng bắt đầu chiến dịch gửi thư trực tiếp tới nhà sản xuất. Nếu đó là công ty nhỏ, có thể bạn sẽ muốn gặp tổng giám đốc hoặc người chủ. Nếu đó là một công ty lớn hơn, bạn có thể muốn gửi thư tới phó tổng giám đốc phụ trách bán hàng, trưởng bộ phận bán hàng hoặc tổng giám đốc hoặc người chủ.

Đã có tên và chức danh rồi, bạn hãy viết thư và chú ý tới những điểm sau:

•    Giới thiệu bản thân và công ty bạn.

•    Phác họa vắn tắt tiềm năng của thị trường nước ngoài.

•    Vạch ra tiềm năng của sản phẩm trong thị trường đó.

•    Nếu có thể, hãy giải thích lý do tại sao và bằng cách nào công ty của bạn chứ không phải các công ty khác sẽ có thể định vị sản phẩm tốt nhất. Ví dụ, nếu bạn có kinh nghiệm với các sản phẩm tương tự, hãy đề cập tới trong thư.

•    Nếu bạn đã có các mối liên lạc với các nhà phân phối, hãy nói rõ bạn có các đại diện bán hàng ở nước ngoài.

•    Đề nghị được gặp riêng để thảo luận thêm về các khả năng.

Khi thư đầu tiên của bạn đã được gửi đi, hãy ngồi viết tiếp một lá thư khác tới một khách hàng tiềm năng khác có dòng sản phẩm khác. Và cứ tiếp tục như vậy cho tới khi bạn đã gửi hết thư cho những khách hàng tiềm năng trong bản nghiên cứu thị trường sơ bộ của bạn.

Giờ hãy chờ từ 1 tuần đến 10 ngày. Nếu bạn không nhận được thư trả lời của nhà sản xuất mục tiêu đầu tiên, hãy gọi điện cho họ. Đề nghị sắp xếp một cuộc họp tại văn phòng của họ để thảo luận kế hoạch của bạn. Sau đó bạn gọi tiếp cho nhà sản xuất tiếp theo và tiếp theo nữa. Nếu bạn không quen với việc bán hàng, bạn có thể thấy phần việc này khó khăn. Đừng lo lắng! Bạn đang cung cấp cho những người này một cơ hội tuyệt vời. Không phải ai cũng nắm ngay lấy cơ hội, nhưng không phải ai cũng sẽ từ chối bạn. Lời từ chối chỉ là một phần của cuộc chơi.

Thực hiện các cuộc gọi ngẫu nhiên cho tất cả các khách hàng

Các cuộc gọi ngẫu nhiên còn có tên gọi khác là các “cuộc gọi lạnh”, sở dĩ có tên gọi như vậy là vì bạn gọi điện cho khách hàng tiềm năng mà không có sự liên hệ từ trước, và là một sự lựa chọn thay thế cho hình thức gửi thư trực tiếp. Việc này đòi hỏi nhiều sự kiên trì bền bỉ thì mới hiệu quả. Nhưng nếu thực hiện đúng cách, một cuộc gọi ngẫu nhiên có thể hiệu quả hơn gửi thư trực tiếp.

Trước khi thực hiện cuộc gọi đầu tiên, hãy đảm bảo bạn biết mình muốn nói gì và muốn nói theo cách nào. Nhiều chuyên gia gợi ý bạn viết trước ra một “kịch bản” để bạn nói theo trong suốt cuộc gọi. Đây là một bài tập khởi động tốt giúp lên dàn ý cho cuộc gọi của bạn, nhưng hãy ý thức những hạn chế của việc nói theo kịch bản. Hạn chế chủ yếu là người bạn đang gọi điện không biết liệu ông ta cũng phải theo một kịch bản không, và khi ông ta quên mất kịch bản thì bạn cũng vậy.  

Tìm kiếm nhà nhập khẩu

Làm thế nào bạn tìm được hàng hóa để đem tới các nơi?  Bạn có nhiều lựa chọn:

•    Du lịch nước ngoài với mục đích tìm kiếm nhà nhập khẩu.

•    Chờ đợi các nhà sản xuất nước ngoài liên hệ với bạn.

•    Tham dự các hội chợ thương mại.

•    Liên hệ với các văn phòng phát triển thương mại của các đại sứ quán nước ngoài.

•    Liên hệ với Hiệp hội thương mại quốc tế

•    Tìm kiếm các đầu mối trên Internet và trong các xuất bản phẩm về thương mại.

Bán bản thân

Bạn đã xác định được các nhà sản xuất hoặc cung ứng nước ngoài có các sản phẩm có tiềm năng bán được ở thị trường của bạn. Giờ bạn phải thuyết phục họ rằng bạn là người dẫn lối cho họ. Bạn phải làm cách nào? Về cơ bản là tương tự như cách bạn chào hàng với các nhà sản xuất trong nước với chiến dịch gửi thư trực tiếp. Chỉ có điều trong trường hợp này, bạn sẽ thực hiện tốt hơn nếu gửi thư fax trực tiếp. Mặc dù nhiều nhà kinh doanh tin tưởng thư quốc tế hơn, trừ khi bạn đang gửi tới các vùng hoặc quốc gia có cơ sở hạ tầng phát triển như Canada hoặc Tây Âu, thư của bạn sẽ chắc chắn tới địa chỉ cần gửi hơn nếu bạn gửi qua fax.

Trong thư của bạn, hãy vạch rõ nhiều cơ hội sẵn có dành cho sản phẩm tại thị trường của bạn và nhấn mạnh rằng bạn sẽ giải quyết các vấn đề vận tải hàng nhập khẩu với mức giá thấp dành cho nhà sản xuất. Thư này cũng có các phần tương tự như thư gửi nhà xuất khẩu, nhưng có thêm hai điều bạn cần lưu ý:

•    Bạn cần nêu rõ người nhận thư. Ví dụ sử dụng Monsieur (viết tắt là M.) thay vì  "Mr." nếu người nhận thư là người Pháp. Mặc dù thư của bạn bằng tiếng Anh, thì những tiểu tiết như vậy cũng cho thấy bạn biết chút ít về tiếng Pháp và bạn chú tâm và lịch sự khi tiếp cận với người nhận bằng tiếng mẹ đẻ của họ.

•    Kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ các tiếng lóng có thể gây khó hiểu cho  người phi bản ngữ.

Các cuộc gọi quốc tế

Vài ngày sau bạn lại tiếp tục gửi một thư fax khác. Hãy coi việc này là một cơ hội để củng cố vị thế của bạn và thể hiện sự quan tâm thực sự tới việc nhập khẩu hàng hóa. Hãy nhớ rằng một phần công việc của bạn là thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng công ty của bạn là công ty làm tốt nhất, và bạn phải đưa được lý do thể hiện điều đó. Nếu bạn không thể chứng minh rằng bạn có kinh nghiệm trong việc bán đồ thiết kế nội thất (hay bất cứ thứ gì khác) tại bất cứ đâu, thì hãy nghĩ tới thứ khác. Có thể là bạn chỉ mới có kinh nghiệm tại một thị trường thôi. Điều đó hoàn toàn ổn! Đó là nơi bạn đang bán hàng. Có thể bạn chưa có kinh nghiệm, nhưng bạn đã nghiên cứu nhiều. Hãy đề cập tới điều đó. Hãy sử dụng sự sáng tạo của bạn!

Kế hoạch tiếp thị

Dù bạn đang lên kế hoạch xuất khẩu hoặc nhập khẩu, hãy chuẩn bị trình bày với khách hàng tiềm năng một bản kế hoạch tiếp thị. Nếu nhà sản xuất ở gần nơi cư trú của bạn, bạn sẽ trình bày trực tiếp với họ. Nếu họ ở nước ngoài, bạn có thể phải sắp xếp một chuyến thăm viếng cá nhân để tiếp cận với họ. Nếu bạn cảm thấy chắc chắn về tiềm năng của sản phẩm, chuyến đi sẽ rất bõ thời gian và chi phí bỏ ra.

Để chuẩn bị kế hoạch tiếp thị, bạn sẽ cần thông tin mà bạn đã từng được yêu cầu cung cấp: giá cả, tài liệu hoặc tờ rơi quảng cáo sản phẩm. Nếu khách hàng tương lai yêu cầu cung cấp những tài liệu này, hãy nói với họ rằng bạn cần họ nghiên cứu thêm về tiềm năng của thị trường và bạn sẽ chuẩn bị một bài thuyết trình cho họ, phác họa chiến lược thị trường mà bạn dự định theo đuổi.

Khi bạn đã có những tài liệu này, hãy dự toán chi phí để có thể đưa ra mức giá bán. Sau đó, nếu bạn đã liên hệ được với các nhà phân phối hoặc đại diện, hãy tìm hiểu xem liệu mức giá này có phù hợp với thị trường của họ không. Giả sử câu trả lời là có, thì bạn đã có một sản phẩm khả thi.

Giờ hãy viết ra kế hoạch tiếp thị của bạn, kế hoạch đó gồm những yếu tố sau:

•    Mục tiêu: Các quốc gia nào bạn hoặc các nhà đại diện của bạn sẽ bán hàng? Tại sao những thị trường này lại khả thi? Thêm vào thông tin nghiên cứu thị trường tích cực và trình bày theo hình thức rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Bạn có thể tạo ra các biểu đồ, biểu bảng xen kẽ với các số liệu thực tế, các con số và text.

•    Bán hàng: Giải thích mức giá bạn sẽ bán sản phẩm, đưa ra dự báo bán hàng hàng năm của bạn, cơ cấu phí và lợi nhuận mà nhà sản xuất có thể kỳ vọng.

•    Tiếp thị: Đề cập vắn tắt tới các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo đặc biệt cho sản phẩm. Ví dụ, các hội chợ thương mại nước ngoài và trong nước hay chương trình quảng cáo ở nước nào đó mà bên đại diện bán hàng của bạn sẽ làm.