Dịch vụ tổ chức sự kiện

Mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các sự kiện. Bạn có thể tranh thủ kinh nghiệm “tiệc tùng” của mình để thiết kế, tổ chức các sự kiện cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp. Với một chút nỗ lực, bạn sẽ luôn tìm được chỗ đứng lâu dài và vững chắc trên thị trường này.

Ngành tổ chức sự kiện đã có những bước tăng trưởng vượt bậc trong 10 năm qua và theo một nghiên cứu gần đây của TS. Joe Goldblatt, thì mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các sự kiện. TS. Joe Goldlatt là người sáng lập ra Hiệp hội các Sự kiện Quốc tế (ISES), đồng thời là tác giả của cuốn từ điển quốc tế về quản lý sự kiện (The International Dictionary of Event Management).

"Nói không ngoa thì với một chút nỗ lực bạn sẽ luôn tìm được chỗ đứng lâu dài và vững chắc trên thị trường này. Nếu bạn đang làm cho một mảng sự kiện thì bạn có nhiều hướng để phát triển thêm còn nếu bạn mới vào nghề thì cơ hội làm giàu là vô kể” - TS. Joe Glodlatt khẳng định.

Theo nghiên cứu của TS. Goldblatt, lợi nhuận của ngành tổ chức sự kiện đã, đang và sẽ tiếp tục tăng. Cách đây vài năm, tỷ suất lợi nhuận của ngành này là khoảng 15% nhưng theo nghiên cứu mới đây nhất thì con số này hiện đã lên đến 30-40%. Bên cạnh sự khá giả của nền kinh tế thì một lý do khác là ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển hướng thuê ngoài việc tổ chức sự kiện.  

Tổ chức sự kiện là gì?

Thực chất câu hỏi này có hai hàm ý: Có những loại sự kiện nào? Và phải làm những công việc gì?
Để trả lời câu hỏi đầu tiên, chúng tôi xin liệt kê một số loại sự kiện phổ biến như sau:  

•    Lễ kỷ niệm (kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, cưới hỏi, họp mặt, diễu hành, hội chợ)

•    Giáo dục, đào tạo (hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp)

•    Xúc tiến, quảng bá (khai trương, giới thiệu sản phẩm, đại hội, mít tinh, trình diễn thời trang)

•    Khen thưởng, tri ân (lễ tưởng niệm, các sự kiện dân sự)

Danh sách này chưa phải là đã đầy đủ nhưng qua đó có thể thấy các sự kiện có thể liên quan đến doanh nghiệp, mang tính giao tế đơn thuần hay thuộc cả hai phạm trù.

Tiếp đến là câu hỏi: Phải làm những công việc gì? Thông thường, nhà tổ thức sự kiện có thể sẽ phải làm một vài hoặc tất cả những nhiệm vụ dưới đây:

•    Tiến hành nghiên cứu

•    Xây dựng kịch bản

•    Tìm địa điểm

•    Bố trí đồ ăn, thức uống, chương trình văn nghệ và trang hoàng

•    Bố trí phương tiện đưa đón khách

•    Gửi thư mời cho khách

•    Sắp xếp chỗ ngủ/nghỉ cho khách nếu cần

•    Điều phối công việc của những thành viên trong ban tổ chức

•    Giám sát, theo dõi tại địa điểm tổ chức sự kiện

•    Tiến hành đánh giá kết quả

Số lượng công việc mà bạn/công ty bạn phải làm sẽ phụ thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện mà điều này thì lại phụ thuộc vào mức độ chuyên sâu của bạn.

Tại sao mọi người thuê người tổ chức sự kiện?

Câu trả lời rất đơn giản: nhiều người cảm thấy không có đủ năng lực và thời gian để tự đứng tổ chức một sự kiện. Để mọi thứ được thực hiện một cách bài bản, họ phải thuê những nhà tổ chức sự kiện ở bên ngoài.

Ai có thể trở thành nhà tổ chức sự kiện?

Thường thì những nhà tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ một khía cạnh của tổ chức sự kiện rồi phát triển lên. Như Martin V.K. từng sở hữu một công ty cung cấp thực phẩm trước khi anh quyết định nhận tổ chức nguyên cả sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện khác cũng có xuất phát điểm tương tự.

Điều này lý giải tại sao nhiều đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ làm công tác điều phối mà còn đứng ra cung cấp một số dịch vụ cho sự kiện mà họ tổ chức.

Các nhà tổ chức sự kiện cũng có thể đã từng làm công việc tổ chức sự kiện ở các công ty khác trước khi họ ra làm riêng. Joyce B.W. vốn là cán bộ tổ chức sự kiện của một chuỗi bán lẻ trong suốt 11 năm và có thời gian làm cho một công ty tổ chức sự kiện trước khi mở công ty riêng.

Văn bằng/chứng chỉ

Hãy cân nhắc kiếm một tấm bằng hay một chứng chỉ về quản lý hoặc tổ chức sự kiện tại một trường đại học/cơ sở đào tạo địa phương. Ngoài ra, nếu có thể, hãy đăng ký với một tổ chức chuyên môn để xin cấp chứng nhận. Những loại bằng cấp, chứng nhận này nhiều khi là tiêu chí hàng đầu để doanh nghiệp xét chọn bạn làm nhà tổ chức sự kiện cho họ.
 

Đối tượng khách hàng là công ty

Nói một cách khái quát thì dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ hướng đến hai đối tượng khách hàng là công ty và cá nhân. Công ty ở đây không chỉ là doanh nghiệp mà còn bao gồm cả những tổ chức từ thiện và những tổ chức phi lợi nhuận - chuyên tổ chức các lễ quyên góp, các bữa tiệc chiêu đãi, các cuộc thi đấu thể thao,… để phát động quần chúng tham gia ủng hộ, đóng góp. Mỗi năm có hàng ngàn các sự kiện như thế này được tổ chức. Trường hợp không đủ kinh nghiệm để tổ chức những sự kiện lớn, bạn vẫn có thể lựa chọn những sự kiện nhỏ ở địa phương để làm quen dần.

Còn các doanh nghiệp thường sẽ tổ chức các triển lãm thương mại, các cuộc họp, các hội nghị, đại hội cổ đông, các buổi picnic, các kỳ nghỉ mát,…

Đối tượng là cá nhân

Với những đối tượng này, các sự kiện chủ yếu là cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm, thôi nôi, họp mặt,… Bạn có thể chọn tổ chức chuyên sâu một hoặc một vài sự kiện hoặc nhận đảm đương tất cả tuỳ theo ý muốn và khả năng của mình.

Những sự kiện mang cá nhân như trên - nhất là sinh nhật, các lễ cưới, lễ kỷ niệm -  dự kiến sẽ còn tăng trưởng trong thời gian tới khi mà các thế hệ của thời kỳ bùng nổ dân số già đi và con cái của họ đến tuổi lập gia đình.
 

Bạn sẽ phải bỏ bao nhiêu tiền để khởi nghiệp với nghề tổ chức sự kiện? Điều đó sẽ phụ thuộc vào chi phí sinh hoạt ở khu vực bạn cung cấp dịch vụ cũng như vào việc bạn định thuê văn phòng hay làm tại nhà. Ngoài ra, nó cũng phụ thuộc vào sở thích và lối sống của chính bạn nhưng ở mức độ nhẹ hơn.

Cần lưu ý rằng dù làm việc tại nhà sẽ đỡ được phần nào chi phí nhưng nếu ít tiền, bạn sẽ rất khó để mở dịch vụ tổ chức sự kiện, nhất là những sự kiện có quy mô.

Bảng dưới đây liệt kê những chi phí ban đầu của một doanh nghiệp tổ chức sự kiện trước khi khai trương:

•    Tiền thuê địa điểm

•    Thiết bị

•    Giấy phép và thuế các loại

•    Các phương tiện truyền thông

•    Tiền lương

•    Quảng cáo/giới thiệu

•    Kế toán và thù lao luật sư

•    Bảo hiểm (quý đầu tiên)

•    Chi phí khác
 

Hầu như không có nhà tổ chức sự kiện nào làm việc giới hạn trong giờ hành chính bởi đặc trưng của nghề này là phục vụ vào buổi tối, cuối tuần, những ngày nghỉ lễ và thậm chí những mùa cụ thể. Lượng thời gian mà bạn phải dành cho công việc này sẽ phụ thuộc vào mức độ chuyên sâu của bạn.

Điều dễ thấy là các sự kiện mang tính cá nhân thường diễn ra vào cuối tuần và các ngày nghỉ lễ hơn là các sự kiện của công ty. Một số khu vực và một số loại sự kiện còn mang tính thời vụ. Tuy nhiên, dù chọn loại sự kiện này hay sự kiện kia thì bạn vẫn phải xác định là mình sẽ làm việc muộn một số ngày để điều phối và giám sát sự kiện. Ngược lại, việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì hầu hết sẽ phải làm vào giờ hành chính.  

Sau đây là một số công việc mà nhà tổ chức sự kiện thường sẽ phải làm:

•  Nghiên cứu: Đây là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro (bất kể rủi ro nào). Với những sự kiện lớn, nghiên cứu thường đồng nghĩa với việc điều tra, khảo sát để tìm hiểu, đánh giá nhu cầu tham gia sự kiện. Với những người mới vào nghề thì nó lại thiên về tìm kiếm nhà cung cấp, trao đổi kinh nghiệm với những người đã tổ chức sự kiện tương tự hoặc nghiên cứu tài liệu, nhất là với những loại sự kiện mà bạn không nắm rõ.

Nhưng dù bạn tổ chức loại sự kiện nào thì trong quá trình nghiên cứu, bạn sẽ phải tích cực đặt vấn đề và tìm câu trả lời. Bạn nên trao đổi với khách hàng thật kỹ lưỡng vì nếu bạn hỏi quá ít hoặc không lắng nghe phần trình bày của khách cho thấu đáo thì rất có thể sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện mà bạn tổ chức.

•  Lên kịch bản: Đây là công đoạn mà bạn phải phát huy tối đa khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” cho sự kiện. Lúc này, bạn phải tự mình suy nghĩ, tính toán hoặc tổ chức trưng cầu ý kiến của nhân viên. Ngoài ra cũng đừng quên giở lại phần thông tin hỏi đáp của khách hàng mà bạn đã thu thập được trong giai đoạn nghiên cứu. Những thông tin này, đăc biệt là phần liên quan đến ngân sách cho sự kiện, sẽ giúp bạn đánh giá mức độ khả thi của từng ý tưởng trước khi đề xuất với khách hàng.

•  Đề xuất: Khi bạn đã nghe khách hàng trình bày và đã trưng cầu ý kiến tập thể thì kiểu gì bạn cũng có đủ thông tin để đưa ra một bản đề xuất. Chỉ có điều cần lưu ý là việc xây dựng một bản đề xuất đôi khi khá mất thời gian và tốn kém, nhất là khi bạn định đưa thêm ảnh minh họa và hình vẽ phác thảo. Trên thực tế, chỉ có những công ty tổ chức sự kiện lớn mới đủ khả năng để cung cấp miễn phí cho khách hàng các bản đề xuất. Còn bình thường, bạn sẽ được trả phí tư vấn, áp dụng cho những khách hàng thuê bạn tổ chức sự kiện.

•  Tổ chức: Ở công đoạn phải ra nhiều quyết định này, bạn sẽ có vô số việc để làm, từ những việc lớn như thuê địa điểm, hợp đồng với nhà cung cấp cho đến những chi tiết vụn vặt nhất. Bạn sẽ phải nghe, gọi điện thoại đến ù tai. Tất nhiên, bạn phải nhớ lưu lại thông tin liên lạc của khách hàng hoặc đại diện của khách hàng để trao đổi mỗi khi có việc lớn phải giải quyết. Có một đầu mối là cách tốt nhất để bạn giữ thông tin liên lạc được thông suốt, đồng thời hạn chế tình trạng “lắm thầy nhiều ma” thường thấy khi tổ chức các sự kiện cá nhân/tập thể.

Nói chung, sự kiện càng lớn thì bạn càng phải có nhiều thời gian để chuẩn bị. Nhiều hội nghị phải mất hàng năm trời lên kế hoạch trước. Dù có thể không phải tổ chức những sự kiện quy mô như thế thì bạn vẫn cần có ít nhất là một hai tháng để chuẩn bị, ngay cả với những sự kiện nho nhỏ như một chuyến đi dã ngoại của doanh nghiệp, một cuộc hội họp hay một bữa tiệc.

•  Điều phối: Sau khi đã lên kế hoạch, bạn hãy đi sâu vào từng hạng mục công việc và thống nhất với người được phân công. Ở đây, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bạn phải trình bày đủ rõ ràng để tất cả các nhà cung cấp hình dung được lịch trình sự kiện và quan trọng hơn, họ biết phải làm gì, khi nào. Thời gian giao nhận hàng thường đã được ghi rõ trong hợp đồng nhưng bạn vẫn phải có sự rà soát và thống nhất một lần nữa để đảm bảo tất cả đều nắm rõ công việc của mình, tránh sự hiểu nhầm hay sơ xuất không đáng có.  

•  Đánh giá: Hiển nhiên, sự hài lòng của khách hàng sẽ chính là thước đo sự thành công của một sự kiện. Do đó, mục tiêu tối thượng của bạn là làm cho khách hàng hết lời khen ngợi và đi quảng cáo không công cho bạn.

Ngoài ra cũng có một số cách khác để đánh giá sự thành công của một sự kiện. Bạn có thể thuê một chuyên gia đánh giá hay một người đã từng tổ chức thành công những sự kiện khác làm quan sát viên cho sự kiện của mình; họp lại với nhân viên để tổng kết sau khi sự kiện diễn ra; lấy ý kiến phản hồi từ những đơn vị tham gia tổ chức sự kiện như (đơn vị cung cấp thực phẩm, đơn vị phục vụ,…); khảo sát ý kiến khách mời trong và sau sự kiện.
 

Việc tính phí phải làm sao để bù đắp hết công sức và nguyên liệu bạn bỏ ra đồng thời đem lại cho bạn một khoản lợi nhuận có thể chấp nhận được. Thường thì những người mới vào nghề hay thất bại vì dại dột tính phí dịch vụ của họ quá thấp. Theo TS. Joe Goldblatt, 3 yếu tố dưới đây sẽ quyết định mức phí dịch vụ:

•    Mảng thị trường mà bạn cung cấp dịch vụ: Các sự kiện cá nhân/tập thể thường có cách tính phí khác với các sự kiện của công ty. Với mảng sự kiện cá nhân/tập thể, nhà tổ chức thường sẽ được nhận thù lao cho dịch vụ của mình cộng với phần trăm tiền thù lao của các nhà cung cấp. Hai khoản này gộp lại sẽ đem lại thu nhập tương đối cho nhà tổ chức.  

Còn với mảng sự kiện công ty, nhà tổ chức sẽ thu phí dịch vụ của mình cộng với phí cho các công việc mà họ phải thuê hoặc hợp đồng. Chẳng hạn, nếu phải mua hoa thì nhà tổ chức sẽ cộng thêm thù lao của mình vào tiền hoa (thường là 15%) khi tính phí với khách hàng. Hoặc cách khác là gộp hết lại và đưa ra một mức phí cố định - cách này hay được áp dụng với sự kiện lớn.

•    Vị trí địa lý: Mức phí ở một số khu vực địa lý nào đó có thể cao hơn ở khu vực khác do chi phí sinh hoạt khác nhau. Ngoài ra, tùy theo mùa vụ, thời gian cao điểm hay thấp điểm mà mức phí cũng có thể cao hay thấp.

•    Kinh nghiệm và uy tín của nhà tổ chức sự kiện: Nếu bạn mới vào nghề thì tính phí thấp hơn khi bạn đã có kinh nghiệm cũng là điều hợp lý. Tuy nhiên, dù thấp đến đâu thì cũng phải bao gồm các khoản thù lao đề cập ở trên. Thông thường, các nhà tổ chức sự kiện mà chúng tôi phỏng vấn thường tính thù lao theo phương pháp áp phí “phụ thu”, tức là họ thuê ngoài nhân công, vật tư, nguyên liệu để tổ chức sự kiện và sau đó cộng thêm 10-20% (trung bình là 15%) tiền phí dịch vụ của mình vào tổng chi phí.
 

Một số nhà tổ chức sự kiện mới vào nghề thường chi tiền để làm một quảng cáo hoành tráng trên tạp chí chuyên ngành nào đó hoặc trên Niên giám các trang vàng và ngồi chờ khách hàng tìm đến. Tuy nhiên, theo TS. Jeff Goldblatt thì làm thế là không nên. “Đừng dại bỏ tiền để làm quảng cáo trên Niên giám các trang vàng. Hãy tránh xa kiểu tiếp thị đại chúng như thế”. Tất nhiên, có tên trong Niên giám các trang vàng cũng tốt nhưng bỏ ra một số tiền lớn để quảng cáo chung chung thì thật lãng phí.

Đồng quan điểm, nhà tổ chức sự kiện David G. nhận định: “Vấn đề là khách hàng muốn thấy bạn làm được gì và một mẩu quảng cáo nhỏ bé thì không thể diễn đạt hết được”. Lời khuyên của David G. là hãy tích cực giao lưu, mở rộng quan hệ, bằng cách đó mọi người sẽ hiểu và tin tưởng bạn hơn.

Giao lưu, mở rộng quan hệ có hai cái lợi. Thứ nhất, những người biết bạn và dịch vụ mà bạn cung cấp sẽ giới thiệu những người mà họ quen hoặc trực tiếp trở thành khách của bạn. Thứ hai, nếu bạn kết nối được với những nhà cung cấp thực phẩm, khách sạn,… bạn sẽ không phải lo lắng tìm kiếm họ khi phải tổ chức sự kiện.

Mặc dù giao lưu và truyền miệng là hai cách phổ biến nhất để tìm kiếm khách hàng nhưng các hình thức quảng cáo truyền thống cũng có tác dụng. Một tờ giới thiệu hay một tấm danh thiếp nổi bật gửi qua mail có thể làm khách hàng chú ý. Một quảng cáo nhỏ trên tạp chí chuyên ngành địa phương có thể làm tên tuổi của bạn trở nên quen thuộc hơn. Một trang web cũng có thể hữu dụng với những khách hàng không quan tâm đến các phương tiện truyền thông khác.

(Dịch từ Entrepreneur)