Các công ty du lịch thường cung cấp những loại dịch vụ chủ yếu sau:
• Cung cấp trọn gói các dịch vụ cho thuê, đặt chỗ
• Thiết kế tuyến du lịch và chương trình du lịch đáp ứng nhu cầu của khách hàng
• Săn tour và vé giá rẻ nhất
• Đặt vé máy bay
• Đặt vé tàu và tour du lịch tàu biển
• Đặt phòng nghỉ/khách sạn
• Cho thuê xe và các phương tiện vận chuyển đường bộ
• Thiết kế các gói tour chuyên đề và điều phối tour
• Tổ chức các sự kiện theo yêu cầu như hội nghị, cưới hỏi ở điểm đến
• Cung cấp bảo hiểm du lịch
• Tư vấn thủ tục làm hộ chiếu, xin visa, những điều cần lưu ý khi du lịch trong nước và quốc tế
• Hoạt động như 'người đại diện’ cho du khách (đấu tranh cho quyền lợi của họ; hỗ trợ những người có nhu cầu đặc biệt, can thiệp khi có vấn đề phát sinh từ phía nhà cung cấp)
• Điều phối các công việc khác để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
Công việc thường nhật
Dù có cung cấp dịch vụ nào thì bạn vẫn phải xác định rằng có một số công việc bạn sẽ phải thực hiện đều đặn hàng ngày hoặc định kỳ trong quá trình hoạt động kinh doanh bên cạnh những công việc đặc thù như đặt vé, đặt phòng. Những công việc đó có thể là:
Phân loại khách hàng: Bạn có thể gặp trực tiếp, trao đổi qua mạng hoặc điện thoại để biết khách muốn đi đâu, thăm thú cái gì, với mức giá bao nhiêu, từ đó tự đánh giá xem mình có sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với những yêu cầu đó không. Những thông tin khác mà bạn cần thu thập từ khách hàng là phương tiện mà họ muốn sử dụng (máy bay hay tàu hỏa…), thời gian khởi hành, thời gian họ muốn ở lại, số người trong đoàn, có trẻ nhỏ hay người già trong diện khuyến mại, giảm giá hay không.
Thu thập, lưu giữ thông tin về sở thích du lịch của khách hàng: Bạn nên có một cơ sở dữ liệu để lưu trữ và tra cứu thói quen du lịch của khách hàng (chẳng hạn như họ thích ngồi ở vị trí nào trên các phương tiện vận chuyển, thích phòng khách sạn loại nào - không hút thuốc hay có hút thuốc), số thẻ khách bay thường xuyên, các nhu cầu về tiện nghi khách sạn,... Cơ sử dữ liệu này giúp bạn đem đến cho khách hàng những trải nghiệm du lịch trọn vẹn nhất.
Nghiên cứu điểm du lịch: Có thể bạn không thường xuyên đến điểm du lịch nào đó nhưng bạn vẫn phải thường xuyên cập nhật thông tin về nó (có thay đổi, phát sinh gì không). Đó là với những điểm du lịch đã nổi tiếng, còn với những điểm mới, bạn cũng phải tích cực tìm hiểu, nhất là khi khách hàng đã nhắc đến. Và tất nhiên, với sự trợ giúp đắc lực của internet, việc tra cứu sẽ dễ như trở bàn tay.
Quản lý đầu mối khách hàng trên trang web hoặc trên mạng: Nói đến internet thì hầu hết mọi người đều đồng ý rằng doanh nghiệp nào cũng nên có trang web riêng và phải thường xuyên cập nhật, thay đổi trang web để tăng lượng truy cập. Bạn có thể tự cập nhật trang web hoặc thuê một nhân viên thiết kế/quản trị web để thực hiện việc đó thay mình. Ngoài ra, khi đã có trang web, bạn cũng phải thường xuyên kiểm tra thư để nhanh chóng có những phản hồi cho khách hàng (gửi thông tin, báo giá, đặt chỗ, đặt vé…).
Xử lý công việc hành chính: Bao gồm trả lời điện thoại, nhận và trả lời thư, theo dõi, xử lý các khoản phải thu/phải trả, thanh toán các hóa đơn định kỳ.
Theo dõi các báo cáo kinh doanh: Bạn cần theo dõi các báo cáo doanh thu/lãi lỗ và làm các công việc giấy tờ khác để nắm được tình hình “sức khỏe” của doanh nghiệp mình.
Mua sắm vật tư: Thỉnh thoảng bạn sẽ phải mua thêm đồ dùng văn phòng phẩm hay đặt in tờ rơi, chương trình tour,...
Quản lý nhân viên: Khi bạn mới bắt đầu, hãy cố gắng hạn chế tuyển thêm người. Trường hợp không thể trì hoãn được vì khối lượng công việc quá lớn thì hãy dành thời gian cho công tác quản lý nhân viên - chẳng hạn như sắp xếp thời gian làm việc của họ, chi trả lương, phân xử khi có bất đồng xảy ra. Với những nhân viên làm tại nhà, thỉnh thoảng bạn cũng phải “điểm danh” họ một chút để xem họ làm ăn thế nào.
Tranh thủ các cơ hội phát triển nghề nghiệp: Có nhiều cách để làm việc này, từ tham gia các hội nghị, hội thảo cho đến theo học các khóa đào tạo đại học về dịch vụ nhà hàng, khách sạn, lưu trú.
Tạo dựng mối quan hệ: Ngoài việc kết giao với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch khác, bạn có thể sẽ muốn tham gia vào các tổ chức địa phương như phòng thương mại, câu lạc bộ doanh nhân hay các tổ chức dân sự khác, một mặt để học hỏi kinh nghiệm, mặt khác là để có thêm cơ hội giới thiệu về doanh nghiệp mình cho các thành viên khác và đồng thời tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Tham gia các chuyến khảo sát du lịch miễn phí: Trường hợp không tìm được những chuyến đi như thế, bạn vẫn nên bỏ tiền túi để có những chuyến đi mang tính chất tìm hiểu để biết có gì mới lạ, hấp dẫn ở nơi mình tổ chức du lịch. Một số chủ doanh nghiệp còn kết hợp nhiều chuyến làm một để tiết kiệm thời gian đi lại. Một số khác thì cử nhân viên đi và yêu cầu báo cáo kết quả. Họ coi đó là phần thưởng cho nhân viên và để riêng ra một khoản mỗi năm để làm điều này.
Dịch vụ du lịch đặc biệt/chuyên đề
Mảng dịch vụ du lịch chuyên đề là kênh đầu tư đặc biệt hấp dẫn trong thời đại ngày nay khi mà người tiêu dùng trở nên “rủng rỉnh” hơn bao giờ hết.
Bạn cần lưu ý rằng chuyên biệt hoá là điều kiện bắt buộc để có thể thành công trong ngành du lịch. “Quan trọng là bạn phải tìm được đề tài, chủ điểm để làm du lịch và những đề tài đó phải là những thứ không thể tìm thấy trong sách vở. Chỉ có như thế bạn mới có thể thu phí dịch vụ cao cho các sản phẩm của mình".
Evan Eggers, chuyên gia về du lịch trực tuyến ở New Hampshire, nói: “Hãy đánh chữ “nghỉ mát” vào Google, bạn thấy bao nhiêu kết quả? Hơn 15 triệu kết quả phải không? Thử nghĩ xem với mức độ cạnh tranh như thế nếu bạn không chuyên biệt hoá thì liệu bạn có thể thành công? Bạn phải tìm được thế mạnh của mình và biến nó thành lợi thế cạnh tranh - đó mới là chìa khoá".
Cách thức thâm nhập
Có hai cách chính để thâm nhập vào mảng dịch vụ du lịch chuyên đề:
1. Cung cấp tour và các gói dịch vụ thiết kế cho các nhóm khách hàng cụ thể với tư cách là nhà điều phối tour hay đại diện của một đại lý du lịch. Các gói tour phổ biến là du lịch trăng mật, tour bằng tàu biển, tour cho gia đình, cho du học sinh. Hoặc bạn có thể biến hoá từ những gói dịch vụ sẵn có để tạo ra tour riêng của mình, từ tour sinh thái cho đến du lịch người cao tuổi, du lịch mạo hiểm,...
2. Cung cấp dịch vụ du lịch chuyên biệt hấp dẫn cho một phân khúc hẹp: Tất nhiên, bạn phải tìm được phân khúc nào có tiềm năng về quy mô hoặc giá trị. Một trong những phân khúc đó là du lịch hạng sang, cung cấp dịch vụ du lịch cao cấp hay chăm sóc vấn đề đi lại cho những đối tượng giàu có và nổi tiếng.
Mức phí khởi nghiệp của bạn cao hay thấp tùy thuộc vào việc bạn chọn thuê văn phòng hay làm việc tại nhà. Thời gian đầu bạn nên kinh doanh tại nhà để giảm thiểu chi phí. Bằng không, bạn sẽ thấy khoản vốn phải bỏ ra tăng chóng mặt.
Dịch vụ du lịch công vụ
Du lịch giải trí có thể chiếm 80 phần trăm hoặc hơn trong tổng doanh thu của ngành công nghiệp du lịch. Nhưng nếu bạn muốn làm ăn “lớn” thì loại hình du lịch công vụ có thể là một lựa chọn không tồi
Lý do là dù nền kinh tế thế giới có trồi sụt đến đâu, có ảnh hưởng đến chi tiêu doanh nghiệp thế nào thì mảng du lịch công vụ vẫn giữ vững vị thế của nó.
Thông thường doanh nghiệp cung cấp dịch vụ du lịch công vụ phải đảm đương rất nhiều trọng trách. Ngoài những công việc đặt vé, đặt chỗ thông thường (phải cộng thêm phí dịch vụ khi phí hoa hồng bằng 0), thì các công ty này phải cung cấp các dịch vụ khác như:
• Liên hệ và cung cấp dịch vụ đặt vé vào phút cuối cho khách hàng.
• Hỗ trợ làm thị thực và hộ chiếu cho khách hàng
• Liên hệ đưa đón sân bay
• Nghiên cứu các điểm đến mới phục vụ cho các chuyến đi thực tế của các công ty
• Giải quyết các yêu cầu đặc biệt của khách hàng (ví dụ chuyển các thiết bị y tế liên quan tới khách sạn trong trường hợp khách hàng có bệnh mãn tính nào đo, sắp xếp, bố trí xe đưa đón khách…)
• Cung cấp công tác chuẩn bị cần thiết cho công ty tham gia các sự kiện, hội nghị
• Cung cấp dịch vụ thiết kế, tổ chức hội nghị, hội thảo và các buổi làm việc nhóm.
• Quản lý lịch trình và chi phí đi lại, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu.
Việc phải cung cấp các dịch vụ nói trên mà không được báo trước là chuyện bình thường của mô hình kinh doanh này. Đây chính là cơ hội để bạn thu phí cao cho các dịch vụ làm gấp. Tuy nhiên, cũng phải khéo léo bởi bạn sẽ không muốn tăng phí quá nhiều cho những khách hàng quan trọng trừ phi họ luôn đưa ra các yêu cầu gấp.
Khách hàng
Về lý thuyết, công ty nào cũng có thể là khách hàng của bạn. Tuy nhiên thường thì những doanh nghiệp lớn có công việc liên quan nhiều đến đi lại sẽ có nhu cầu thuê bạn nhiều hơn. Tựu trung lại thì đối tượng khách hàng tiềm năng của bạn bao gồm:
• Các công ty nhỏ, không có nhân viên phụ trách mảng du lịch riêng trong khi các nhân viên khác thì quá bận với công việc chuyên môn của họ
• Các phòng ban phụ trách đi lại có nhu cầu thuê đơn vị cung cấp dịch vụ du lịch độc lập
• Các công ty quản lý đi lại cần thêm người hỗ trợ
• Quản lý cấp cao của các công ty, người thường xuyên phải đi công tác muốn có một nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ và sắp xếp chuyến đi cho họ.
• Vận động viên chuyên nghiệp, ca sĩ, nhạc sĩ, ban nhạc và các nghệ sĩ.