Dịch vụ dọn dẹp nhà cửa

Ngành dọn dẹp có hai nhóm thị trường chính: khách hàng cá nhân và các cơ quan. Mặc dù bạn nên quyết định một thị trường và tập trung xây dựng  doanh nghiệp phục vụ thị trường mà bạn chọn, nhưng cũng hoàn toàn thực tế nếu bạn kỳ vọng mình có thể phục vụ nhiều thị trường khác nhau.

Trước khi bước vào ngành kinh doanh dịch vụ dọn dẹp, điều quan trọng là bạn phải nhìn nhận nó với tầm nhìn 20/20. Mặc dù công nghệ chắc chắn có tác động tới ngành dịch vụ dọn dẹp, nhưng đây không phải là ngành công nghệ cao và không có sự hào nhoáng nào trong đó.

Nhưng mặt tốt là bạn có thể tạo dựng được một doanh nghiệp có thể tạo ra doanh thu rất nhanh. Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ dọn dẹp có thể hoạt động bán hoặc toàn thời gian, hoặc làm tại tư gia hoặc làm cho các cơ quan. Sự linh hoạt đó tạo cho ngành này một sức hút mạnh mẽ với nhiều đối tượng người có các mục đích đa dạng.

Một khía cạnh tích cực nữa của ngành này là mỗi hạng mục của ngành dịch vụ này lại là một thị trường và cách hoạt động có sự khác biệt vô cùng lớn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo dựng một công ty phù hợp với phong cách cá nhân và tài năng của bạn. Nếu bạn thích làm việc một mình, bạn có thể giữ quy mô nhỏ và cứ duy trì như vậy. Nếu bạn có khiếu quản lý bẩm sinh, bạn có thể tạo dựng và quản lý các nhóm để làm việc. Với những người thích làm việc bên ngoài, các cơ hội trong các lĩnh vực dịch vụ như làm sạch cửa sổ và dọn dẹp cấp tốc là vô số.

Rất ít doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn và các cơ hội như thế. Nhu cầu thị trường dành cho ngành dọn dẹp hứa hẹn sẽ còn tăng trong tương lai.

Bạn có những điều kiện cần không?

Tất nhiên, các năng lực cần thiết còn phụ thuộc vào loại hình dịch vụ dọn dẹp mà bạn quyết định khởi sự. Nhưng với bất kỳ loại hình dịch vụ nào, bạn cũng cần có quyết tâm kinh doanh hiệu quả, sự sẵn lòng làm hài lòng khách hàng và sự tận tâm cung cấp dịch vụ dọn dẹp hoàn hảo.  

Một yêu cầu quan trọng nữa dành cho chủ doanh  nghiệp và nhân viên của bất kỳ loại hình dịch vụ dọn dẹp nào là sự trung thực. Fenna O, chủ một công ty dịch vụ dọn dẹp tư gia tại Orlando, Florida cho hay: "Khách hàng hẳn đã hoàn toàn tin tưởng những người đến dọn dẹp nhà của họ”. Đây là điều quan trọng dù cho họ có dọn dẹp phòng tắm hàng tuần hoặc làm sạch thảm hai lần một năm - hay hút bụi văn phòng làm việc vào buổi tối.

Dịch vụ làm sạch tư gia có lẽ là ngành đơn giản nhất vì nó đòi hỏi ít kỹ năng cần thiết nhất. Dịch vụ coi giữ, làm sạch thảm tại các công ty và các dịch vụ làm sạch khác đòi hỏi việc sử dụng các trang thiết bị đặc biệt/ hoặc các giải pháp làm sạch cần được đào tạo  thì mới làm được.

Người điều hành dịch vụ dọn dẹp cũng cần một số kỹ năng kinh doanh cơ bản. Bạn cần phải hiểu các yêu cầu quản lý của việc điều hành một công ty, bạn cần quản lý thời gian hiệu quả và phải có khả năng xây dựng các mối quan hệ với nhân viên và khách hàng.
 

Hầu hết các chủ doanh  nghiệp dịch vụ dọn dẹp mà chúng tôi phỏng vấn đều dùng tiền tiết kiệm cá nhân để mở công ty, sau đó tái đầu tư các khoản lợi nhuận ban đầu để phát triển tiếp.

Nếu bạn cần mua trang thiết bị, bạn cần phải tìm được nguồn tài chính. Ngoài nguồn tài chính truyền thống, bạn có nhiều lựa chọn để huy động tiền. Dưới đây là một vài gợi ý:

Nguồn lực của riêng bạn. Hãy làm một cuộc kiểm kê toàn diện các tài sản của bạn. Mọi người thường có nhiều tài sản hơn hình dung ban đầu. Nó có thể bao gồm các tài khoản tiết kiệm, vốn cổ phần trong các bất động sản, các tài khoản hưu trí, các phương tiện đi lại, các thiết bị giải trí, các bộ sưu tập và các khoản đầu tư khác. Bạn có thể lựa chọn bán các tài sản để lấy tiền mặt hoặc sử dụng chúng để ký quỹ cho một khoản vay. Bạn cũng nên xem dòng tín dụng cá nhân của bạn. Nhiều doanh nghiệp thành công đã khởi đầu bằng các thẻ tín dụng.

Bạn bè và gia đình. Bước tiếp theo sau khi tập hợp các nguồn lực của bạn là tiếp cận bạn bè và họ hàng, những người tin ở bạn và muốn giúp bạn thành công. Dù bạn có thân với họ tới đâu, hãy trình bày mọi thứ thật chuyên nghiệp, viết ra giấy mọi thứ và đảm bảo rằng các cá nhân mà bạn tiếp cận có thể đáp ứng được các rủi ro trong việc đầu tư vào công ty bạn. Đừng bao giờ yêu cầu một người bạn hay người thân đầu tư hoặc cho vay khoản tiền mà họ không thể để mất.

Các đối tác. Sử dụng nguyên tắc “sức mạnh của các con số”, tìm kiếm xung quanh những người muốn hợp tác kinh doanh với bạn. Bạn có thể chọn ai đó có nguồn lực tài chính và sát cánh làm việc với bạn trong công ty. Hoặc bạn có thể tìm ai đó có tiền để đầu tư nhưng không thích làm. Hãy đảm bảo tạo ra thỏa thuận bằng văn bản trong đó xác định rõ các trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bên.

Các chương trình của chính phủ. Hãy tận dụng vô số chương trình hỗ trợ doanh  nghiệp nhỏ của Nhà nước và địa phương. Phụ nữ, những người thuộc dân tộc thiểu số và cựu chiến binh nên tìm hiểu các chương trình tài chính nhằm giúp đỡ họ mở doanh nghiệp.

Tại nhà

Một trong những xu hướng kinh doanh đang “hot” hiện nay là kinh doanh tại nhà, và các dịch vụ dọn dẹp là một trong những ngành thích hợp với cách này. Khách hàng của bạn sẽ chẳng bao giờ tới nơi làm việc của bạn vì mọi công việc của bạn đều được thực hiện tại địa điểm của họ.

Mở địa điểm kinh doanh

Nhiều người kinh doanh lâu năm trong ngành này tin rằng để có được mức tăng trưởng kinh doanh tốt, bạn phải ra khỏi nhà và thuê văn phòng tại các tòa nhà văn phòng. Tất nhiên, làm như vậy cũng sẽ giúp bạn tạo ra hình ảnh thành công và chuyên nghiệp, nhưng trước khi bạn bắt đầu thuê văn phòng, hãy nghĩ kỹ về những thứ bạn sẽ cần.  

Không gian văn phòng của bạn phải đủ lớn để có khu vực tiếp tân, không gian làm viêc cho chính bạn và các nhân viên hành chính, và một khu vực kho dành cho các thiết bị và hàng hóa cung ứng. Bạn có thể cần có không gian để giặt là và một khu vực làm việc nhỏ để sửa chữa các trang thiết bị hỏng hóc nhẹ. Tùy thuộc vào quy mô đội ngũ nhân viên, hãy cân nhắc dành ra một không gian nhỏ làm chỗ nghỉ ngơi.

Dù loại hình dịch vụ dọn dẹp của bạn là gì, hãy nhớ rằng khả năng các khách hàng tới thăm cơ sở làm việc của bạn là rất thấp. Hãy tìm một địa điểm đáp ứng nhu cầu hoạt động của bạn và ở một địa điểm tương đối an toàn, nhưng đừng trả tiền thuê một chỗ quá hoành tráng vì không đáng phải làm vậy.

Các phương tiện đi lại

Vì công việc của bạn được thực hiện tại địa điểm của khách hàng, nên các phương tiện đi lại cũng quan trọng như địa điểm đặt văn phòng của bạn. Thực tế, các phương tiện đi lại của bạn chính là văn phòng di động của công ty bạn. Chúng cần được chọn lựa cẩn thận và được bảo dưỡng tốt để phục vụ bạn thật tốt và đại diện cho chính bạn.

Với dịch vụ làm sạch tư gia, một chiếc xe hơi hoặc chiếc xe loại chở hàng tiết kiệm nhiên liệu là đủ. Bạn cần đủ chỗ để đặt các thiết bị và dụng cụ và chở đội nhân viên dọn dẹp của bạn, nhưng sẽ không cần mang quá nhiều thứ đến nỗi phải cần một chiếc xe tải nhỏ.

Bạn có thể cung cấp phương tiện hoặc để nhân viên tự sử dụng phương tiện của họ. Nếu bạn cung cấp các phương tiện, hãy sơn tên công ty, logo và số điện thoại lên đó. Nó sẽ giúp quảng cáo công ty bạn khắp nơi trong thành phố. Nếu nhân viên sử dụng xe riêng của họ (điều thường thấy với dịch vụ dọn dẹp tại tư gia), hãy yêu cầu họ có đủ giấy tờ bảo hiểm trong trường hợp gặp tai nạn. Ngoài ra, bạn hãy xác nhận với cơ quan bảo hiểm rằng chính sách trách nhiệm của bạn sẽ bảo vệ bạn trong các trường hợp như thế.  

Với dịch vụ làm sạch tại các văn phòng nhỏ, bạn cần một chiếc xe tải hoặc xe chở hành lý nhẹ. Với các dịch vụ làm sạch thảm, bạn sẽ cần một chiếc xe tải hoặc xe chở hành lý mới hoặc đã qua sử dụng cho một nhân viên và trang thiết bị của họ.
 

Hãy cân nhắc những gợi ý về nhân sự sau:

Với doanh nghiệp dịch vụ dọn dẹp tại tư gia: Nhân sự ban đầu của bạn sẽ tùy thuộc vào số vốn bạn có, quy mô công ty mà bạn muốn có và lượng khách hàng bạn dự định phục vụ. Nhiều doanh nghiệp dịch vụ dọn dẹp tại tư gia độc lập khởi đầu chỉ có mỗi người chủ. Các doanh nghiệp khác sẽ bắt đầu với người chủ và một số lượng nhân viên phù hợp. Nếu bạn giải quyết các vấn đề hành chính, thì nhiều khả năng là bạn sẽ không cần tuyển ngay nhân viên văn phòng.

Với doanh nghiệp dịch vụ dọn dẹp tại công sở: Bạn có thể phải khởi đầu mà không có nhân viên - hoặc chỉ có 1 hoặc 2 nhân sự làm việc bán thời gian. Nếu bạn có sẵn vốn và doanh nghiệp đã được sắp xếp xong xuôi, bạn có thể cần tuyển nhiều hơn. Bạn cũng có thể muốn cân nhắc một nhân sự làm hành chính để giải quyết các hồ sơ và trả lời điện thoại trong ngày; sau cùng nếu bạn làm việc cả buổi tối, bạn cần bố trí thời gian để ngủ. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển lên, hãy cân nhắc tuyển một người bán hàng/tiếp thị, một người quản lý dịch vụ khách hàng, một người giám sát nhân viên và nhân sự dọn dẹp bổ sung.

Với doanh nghiệp làm sạch thảm: Tùy vào thế mạnh của chiến dịch trước khi khai trương và ngân sách khởi nghiệp của bạn, hãy tuyển ít nhất một hoặc hai nhân viên dịch vụ khi mới mở, cùng với một nhân viên văn phòng có kinh nghiệm có thể đặt các cuộc hẹn và giải quyết các vấn đề hành chính. Mặc dù một người có thể đảm nhiệm hầu hết các công việc tại tư gia mà bạn nhận về, nhưng bạn có thể cân nhắc để hai người sử dụng một chiếc xe tải: một nhân viên kỹ thuật có kinh nghiệm và một người hỗ trợ. Người hỗ trợ có thể giúp chuẩn bị cho mỗi phần việc (xếp thiết bị, dịch chuyển đồ đạc nhẹ,…), trộn hóa chất, đổ rác và làm sạch sau đó,... Điều này sẽ khiến công việc được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và cũng tạo ra mức độ hài lòng cao hơn của khách hàng.
 

Việc định giá có thể tẻ ngắt và mất thời gian, nhất là nếu bạn không quen làm việc với các con số. Nhất là ban đầu, đừng vội lao ngay vào việc này. Nếu báo giá của bạn quá thấp, bạn sẽ cướp mất của mình một số lợi nhuận hoặc buộc phải giảm chất lượng công việc để phù hợp với mức giá. Nếu bạn định giá quá cao, bạn sẽ mất hết các hợp đồng, nhất là đang trong tình thế đấu thầu cạnh tranh. Hãy nhớ rằng, trong nhiều hoàn cảnh, bạn có thể cạnh tranh chống lại chính khách hàng. Nếu báo giá của bạn quá cao, họ có thể nghĩ: “Với số tiền đó thì tôi thà tự làm lấy còn hơn”.

Trong những ngày đầu hoạt động, bạn nên xem lại chi phí thực của từng công việc khi đã hoàn thành để xem việc ước tính của bạn sát thế nào với thực tế. Hãy học cách ước tính giá nhân công và tính chính xác các chi phí khác để giúp bạn đặt ra một lộ trình giá cạnh tranh mà vẫn có lợi nhuận theo yêu cầu của bạn.

Để đạt được cơ cấu định giá mạnh cho hoạt động của bạn, hãy cân nhắc ba yếu tố sau:

•    Nhân công và nguyên vật liệu. Cho tới khi bạn thiết lập các hồ sơ để sử dụng như một bản hướng dẫn, bạn sẽ phải ước tính các chi phí nhân công và nguyên vật liệu. Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và lợi nhuận bạn chi trả cho các nhân viên. Nếu bạn tham gia một phần công việc thì chi phí lao động của bạn cân xứng với phần việc của bạn, phải được tính trong tổng chi phí nhân công. Chi phí nhân công thường được tính theo giờ.

•    Các chi phí khác. Khoản này bao gồm tất cả các khoản ngoài chi phí nhân công, các chi phí gián tiếp cần để vận hành doanh nghiệp của bạn. Mức chi phí khác của bạn thường được tính theo tỷ lệ phần trăm nhân công và nguyên vật liệu của bạn. Nếu bạn đã có các chi phí hoạt động từ trước thì việc tính toán khoản chi phí khác không có gì khó khăn. Tổng chi phí cho một năm trừ đi nhân công và nguyên vật liệu. Hãy chia con số này cho tổng chi nhân công và nguyên vật liệu để xác định mức chi phí khác. Khi mới bắt đầu, bạn không có các chi phí trước đó để dựa vào, vì vậy hãy áp dụng mức có thể chấp nhận được so với mức trung bình của ngành. Sau này bạn có thể tăng hoặc giảm các con số để phù hợp với thực tế hoạt động của bạn.

•    Lợi nhuận. Tất nhiên là có sự khác biệt giữa chi phí bạn cần để cung cấp dịch vụ và mức phí bạn tính với khách hàng. Hãy xác định mức lợi nhuận ròng bằng cách áp dụng mức phần trăm của yếu tố lợi nhuận trên tổng chi phí nhân công, nguyên vật liệu và chi phí khác. Yếu tố lợi nhuận sẽ lớn hơn con số phần trăm thực tế của lợi nhuận tổng mà sau cùng bạn nhận được với lợi nhuận ròng. Ví dụ, nếu bạn có dự định có mức lợi nhuận ròng là 38% trước khi tính thuế với khoản tổng doanh thu, bạn sẽ cần áp dụng yếu tố lợi nhuận khoảng 61,3% với chi phí nhân công và nguyên vật liệu cộng với chi phí khác để đạt được mục tiêu đó.  

Thanh toán

Nếu bạn mở rộng việc thanh toán thì bạn có thể có các tài khoản doanh nghiệp hoặc nếu bạn là doanh nghiệp phục vụ khách hàng doanh nghiệp, bạn sẽ cần thiết lập và tuân theo các thủ tục thanh toán.

Hãy kết hợp hệ thống thanh toán với các thủ tục thanh toán của khách hàng. Hãy thẳng thắn hỏi những việc bạn cần làm để đảm bảo thanh toán nhanh chóng; điều này có thể bao gồm xác nhận địa chỉ thanh toán chính xác và tìm giấy tờ cần thiết để giúp khách hàng xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn. Hãy nhớ rằng nhiều công ty lớn thanh toán những loại hóa đơn nhất định vào những ngày cụ thể trong tháng; hãy tìm hiểu xem khách hàng của bạn có làm như vậy không và tính toán để các hóa đơn của bạn tới đúng thời hạn dành cho quy trình thanh toán tiếp theo.

Hóa đơn của bạn cần chỉ rõ các điều khoản mà bạn mở rộng thanh toán. Các điều khoản bao gồm ngày hết hạn thanh toán của hóa đơn, các khoản chiết khấu dành cho việc thanh toán sớm và khoản phải trả thêm nếu thanh toán chậm. Sẽ là ý hay nếu bạn nêu rõ ngày hết hạn thanh toán hóa đơn để tránh bất cứ sự hiểu lầm nào (nếu có). Nếu bạn áp dụng mức phạt với việc thanh toán chậm, thì hãy chắc chắn trong hóa đơn của bạn có nêu rõ đó là khoản thanh toán chậm hoặc phí tái thanh toán chứ không phải là tính phí tài chính.

Sau cùng, hãy sử dụng hóa đơn như một công cụ tiếp thị. Hãy đề cập tới các dịch vụ đặc biệt, mới hoặc các thông tin khác - những thông tin có thể khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn nhiều hơn. Hãy thêm một tờ rơi hoặc tờ quảng cáo vào phong bì - mặc dù hóa đơn sẽ được gửi tới khách hàng hiện tại, nhưng bạn không bao giờ biết các tài liệu quảng cáo của bạn sẽ đi tới những đâu.

Mặc dù thị trường chung dành cho ngành dịch vụ dọn dẹp là rất lớn, nhưng bạn phải quyết định thị trường mà bạn nhắm tới. Nếu bạn muốn dọn dẹp tại tư gia, bạn muốn làm sạch nhà riêng, căn hộ chung cư hay những nơi cho thuê trống đồ đạc? Nếu bạn mở công ty dịch vụ dọn dẹp phục vụ khách hàng doanh nghiệp, bạn sẽ tập trung vào các văn phòng, nơi bán lẻ hay các cơ sở sản xuất? Và bạn sẽ nhắm tới khách hàng có quy mô nhỏ, trung hay lớn? Nếu cung cấp dịch vụ làm sạch thảm, bạn sẽ tới nhà riêng hay công ty - hay cả hai? Và ngoài dịch vụ làm sạch thảm, bạn còn cung cấp thêm dịch vụ nào nữa?

Khi bạn đã quyết định xong thị trường cụ thể, bạn sẽ cần xem xét khu vực địa lý mà bạn muốn phục vụ. Nếu bạn mở dịch vụ dọn dẹp tư gia, bạn có thể muốn đặt lịch theo cách tiết kiệm tối đa thời gian di chuyển của bạn. Điều này cũng áp dụng với dịch vụ làm sạch thảm. Nhóm dịch vụ phục vụ công ty phải di chuyển từ tòa nhà này sang tòa nhà khác cũng có cùng mối bận tâm này.

Sau khi bạn đã xác định những điều bạn muốn làm và nơi bạn muốn làm, hãy nghiên cứu về nhân khẩu học của khu vực để đảm bảo nó có đủ số lượng khách hàng tiềm năng. Nếu có, bạn đã sẵn sàng đi tiếp. Nếu không, bạn sẽ cần cân nhắc lại cách bạn xác định thị trường mục tiêu và khu vực địa lý.

Phần phân tích thị trường của bạn cũng bao gồm chi phí phục vụ thị trường đó của bạn. Một thị trường đông đúc sẽ cho phép bạn phục vụ được số lượng khách hàng lớn hơn vì thời gian di chuyển của bạn sẽ là tối thiểu, nhưng nó cũng đồng nghĩa là bạn sẽ tiêu thụ nhiều nguyên liệu hơn. Điều này cần được đưa vào kế hoạch và tính toán tỷ lệ.

Bạn có thể tạo dựng một doanh nghiệp dọn dẹp thành công qua giới thiệu, nhưng bạn cần những khách hàng đầu tiên để bắt đầu. Họ ở đâu? Công ty Bane-Clene Corp có trụ sở tại Indianapolis gợi ý bạn bắt đầu từ những nhóm sau:

•    Bạn bè và họ hàng

•    Hàng xóm của bạn

•    Đồng nghiệp và ông chủ cũ

•    Các nhóm và câu lạc bộ xã hội cũ bao gồm các câu lạc bộ chơi bài, nhóm bowling, các giải đấu của các vận động viên, các nhà nghỉ, các câu lạc bộ dành cho nam sinh viên, các nhóm cựu học sinh và các tổ chức lân cận.

•    Những người quen tại các tổ chức tôn giáo

Các yếu tố tạo nên hình ảnh

Một trong những công cụ tiếp thị là hình ảnh mà bạn dựng nên. Jim Cavanaugh, người sáng lập và chủ tịch của Jani-King International, một công ty nhượng quyền thương mại dịch vụ dọn dẹp tại Dallas, cho rằng hình ảnh được tạo nên từ nhiều thành phần, bao gồm:

•    Cách mọi người nhìn bạn và đội ngũ. Các nhân viên của bạn có sạch sẽ và gọn gàng, mặc đồng phục bắt mắt hay ít nhất là vận quần jeans và áo thun không?

•   Các tài liệu in ấn của bạn. Các hóa đơn và thông báo của bạn có được đánh máy cẩn thận không? Các giấy tờ do bạn sản xuất có được trình bày chuyên nghiệp không, hay bạn làm hỏng hình ảnh bằng các hóa đơn viết tay và giấy ghi chép nham nhở?

•    Các trang thiết bị. Các trang thiết bị của bạn sạch sẽ và được sửa chữa tốt hay bẩn và mất bánh xe, phải buộc tạm dây và không được sửa chữa?  

•    Tính toàn vẹn. Bạn có hoạt động và hành xử theo cách tạo cho những người quản lý và người chủ sự thoải mái tin cậy bạn và các nhân viên mà không cần giám sát các thiết bị phương tiện của họ?

•    Bảo hiểm. Có bảo hiểm doanh nghiệp đầy đủ bao gồm các khoản nợ, bảo hiểm lao động cho nhân viên và gắn kết các nhân viên, xây dựng hình ảnh và sự tín nhiệm của bạn.

•    Các phương tiện. Các phương tiện của công ty bạn có sạch sẽ, chạy tốt và gắn tên và logo công ty không? Một chiếc xe tải cáu bẩn đầy bụi sẽ không gây được ấn tượng cho các khách hàng.