Công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

24/05/2014 10:19

Công việc quản lý kinh doanh một khi được “số hóa” sẽ giúp ích đáng kể cho các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự. Chính vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin (CNTT) trong việc điều hành công ty, xem đây là một biện pháp nhằm tăng tính cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận.

Internet đã tạo ra một bầu không khí hoàn toàn mới trong thế giới kinh doanh, với những lợi thế và thách thức mới. Tại Việt Nam, môi trường kinh doanh cũng ngày càng mang tính cạnh tranh cao, những doanh nghiệp nào sớm cải tiến trong khâu quản lý nhờ việc áp dụng CNTT thì coi như đã nắm được trong tay công cụ cạnh tranh hữu hiệu.

Một thống kê gần đây của ICD cho thấy, tính đến quý 1/2012, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng top 3 trong khu vực về tăng trưởng máy tính xách tay (31,8%), chỉ sau Indonesia và Singapore. Điều đó cho thấy đây là một môi trường tốt để áp dụng CNTT trong việc quản lý doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Trong khi không ít DNVVN chỉ dùng máy tính để thực hiện các thao tác văn phòng đơn giản thì một số đáng kể đã nhanh chóng áp dụng các phần mềm quản lý kinh doanh giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tiết kiệm nhân lực. Các doanh nghiệp này nhanh nhạy trong việc thiết lập website để làm công cụ quảng bá và bán hàng, điều hành thông qua mạng nội bộ, thực hiện các giao dịch điện tử, chia sẻ dữ liệu online…

Các ưu điểm dễ nhận thấy của CNTT đó là giúp phát triển sản phẩm nhờ các công nghệ mang tính tự động hóa giúp cải tiến các dịch vụ và sản phẩm; nhờ CNTT có thể phát triển được các thị trường mới, các hình thức bán hàng mới hiệu quả với chi phí thấp… Nhiều DNVVN sau một thời gian “số hóa” đã thừa nhận: nhờ áp dụng CNTT trong quản lý, các nguồn lực công ty được sử dụng rất hiệu quả. Có những doanh nghiệp điều hành được một cửa hàng trực tuyến rất trơn tru, việc xuất hóa đơn, báo cáo thuế, thanh toán đơn hàng được thực hiện online, nên nhân lực của công ty “siêu nhỏ” - chỉ dừng ở con số 7 - nhưng phát huy sức mạnh gấp đôi so với cách điều hành thông thường.

Công ty TNHH Thời trang Cái Ô, với nhãn hiệu thời trang Umbrella cũng là một trong những DNVVN sớm ứng dụng CNTT trong công tác quản lý. Ra đời cách đây 4 năm, là một doanh nghiệp trên 50 nhân lực, Umbrella đã nhanh chóng “số hóa” các hoạt động của mình như các phần mềm bán hàng, chương trình báo cáo thuế online và xuất hóa đơn trực tuyến. Công ty cũng xây dựng website www.umbrella-fashion.com để quảng bá thương hiệu.

Chị Đoàn Quỳnh Nhi, Giám đốc sáng tạo của công ty cho biết: “Nhờ ứng dụng CNTT mà công ty tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nguồn lực. Đơn cử như chương trình báo cáo thuế: tôi thấy nhiều doanh nghiệp mất thời gian cho việc đi báo cáo thuế và thường phải làm đi làm lại vì những sai sót rất nhỏ; còn công ty chúng tôi nhờ báo cáo thuế qua mạng nên thấy rất nhẹ nhàng, nhanh gọn. Nhờ vậy kế toán có nhiều thời gian để làm những công việc khác cho công ty.”

Cũng theo chị Nhi, việc ứng dụng CNTT đem lại những lợi ích to lớn nhưng thật vô hình, chúng ta khó đo đếm được cụ thể. Chẳng hạn, ứng dụng CNTT trong quản lý còn giúp tạo ra phong cách chuyên nghiệp hơn, khẳng định tốt hơn về mặt thương hiệu trong mắt khách hàng. Sau 4 năm thâm nhập thị trường, đến nay Umbrella phát triển được 4 cửa hàng, có mặt ở những trung tâm mua sắm lớn tại TP.HCM như Vincom, Saigon Centre, Crescent Mall. Umbrella đã xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp của một nhãn hiệu thời trang cao cấp hội tụ yếu tố quyến rũ và quý phái chinh phục những phụ nữ thanh lịch. CNTT không chỉ góp phần cho sự mở rộng quy mô mà còn hỗ trợ đắc lực thương hiệu này trong việc tạo ra tính chuyên nghiệp và góp phần quảng bá hình ảnh của thương hiệu tới người tiêu dùng.

Trước những thành công của các DNVVN trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý, đầu tháng 6 vừa qua, VCCI và Intel kết hợp tổ chức chương trình “Quản lý hiệu quả, doanh nghiệp đột phá” nhằm đưa ra những phần mềm và giải pháp tổng thể, hỗ trợ việc tạo nên những bước đột phá cho việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Các gói phần mềm giải pháp phong phú cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm: phần mềm ký số và giao dịch điện tử, lập sổ sách kế toán theo Luật kế toán, phần mềm dùng để tự in hóa đơn, cổng thanh toán và nộp thuế cho doanh nghiệp, hỗ trợ sao lưu dự phòng, chia sẻ dữ liệu.

Như vậy, tới đây, các DNVVN sẽ có thêm những lựa chọn về giải pháp CNTT phù hợp với mục đích và mô hình kinh doanh để tăng tính cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay.

Theo Nguồn Lực Doanh Nghiệp (sưu tầm)